企業合同檔案:從起草到歸檔,全線上操作!

2022/11/24 0:00:00       來源:知識學院        作者:小博       瀏覽量:  576

我們都知道企業合同檔案很重要。做好企業合同檔案管理不僅有助于維護企業的合法權益,也有利于幫助企業守法、實施監控履約情況。合同檔案管理如此重要,落到具體的執行動作上要怎么做呢?本期內容,小編跟會博通內部負責合同檔案的小姐姐聊了聊,給大家詳細拆解會博通合同檔案管理4個關鍵點:合同起草、合同擬定、待歸檔合同、合同檔案。


合同檔案管理


01合同起草

為確保合同條例的規范與嚴謹,合同需要由專業人員起草,并經過層層審核,才能夠執行簽訂和合同檔案歸檔操作。在會博通合同檔案管理系統中,用戶可直接新建文件,填寫屬性信息后,一鍵套用合同模板,即可獲得規范化的合同文件。

合同檔案管理

文件起草完,便可以發起審核流程,流程審核流程走完后,就代表合同內容沒有問題。合同文件自動歸入到下一環節:合同擬定。

合同檔案管理

02合同擬定

合同擬定環節,指的是合同蓋章、合同履約等一系列的操作集合。比如,合同簽訂涉及到雙方、或多方,此時我們可以通過合同檔案管理系統,以二維碼或鏈接的形式將合同信息發送給合作昂,待合作方加蓋電子公章或實體章后,將相關文件上傳后統一保存。


合同檔案管理


合同簽約過程中涉及到的所有資料,都可以集中管理。所有簽約資料審核完備后,資料就會轉入下一個環節:待歸檔處理。

合同檔案管理


03待歸檔處理

在待歸檔庫中,系統管理員發起移交申請,待相關審核通過后,便可以進行移交歸檔。移交后的合同文件資料,便可歸入到合同檔案當中。

合同檔案管理

04合同檔案管理

在會博通合同檔案管理系統中,點擊檔案管理,就可以看到已歸檔完畢的合同檔案。

合同檔案管理

以往合同續期需要人為提醒。使用合同檔案管理工具之后,可在檔案歸檔之初,就設置好提醒事項,提醒的節奏和頻率均可自由設定。比如,某客戶簽訂了一年的軟件使用期。合同到期后,系統會通過短信、郵件等信息發送給企業主,企業主再根據實際情況對該用戶進行需求追蹤和簽約提醒,以便為用戶提供更貼心周到的服務,提升客戶價值與客戶粘性。

合同檔案管理

紙質版合同檔案簽訂后需要同步歸檔管理。比如您按照閱讀對合同檔案歸檔,便可以一月一卷的形式歸檔。在會博通檔案管理系統中,支持二維碼批量打印。封裝檔案信息的二維碼下載打印后,可直接賦在案卷內,合同檔案使用人員只需要掃描二維碼,就可以方面查看合同檔案信息。


合同檔案管理


為方面紙質檔案查詢,會博通軟件還提供了卷內文件目錄打印功能。按需求選中合同檔案,即可直接打印出卷內目錄。卷內目錄直接附在每一份案卷上,檔案使用者就可以輕松了解案卷內包含的內容了。

合同檔案管理


為加強實體檔案與電子檔案的聯系,在會博通檔案管理系統當中,您可以一鍵查詢紙質合同檔案的存放位置,合同檔案查找更方便。


合同檔案管理


使用會博通合同檔案管理系統,合同起草、合同擬定、待歸檔處理、合同檔案管理全流程合同檔案應用,都可以通過線上解決。有會博通,合同檔案管理更高效!



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