銀行檔案管理系統解決方案——銀行文檔數字化建設

2023/2/10 0:00:00       來源:        作者:小通       瀏覽量:  2334

   會博通銀行檔案管理系統致力于為客戶提供適用、實用、智能、高效的檔案管理平臺 。其中應用范圍涵蓋辦公自動化、文件管理、檔案管理、內容管理、人事信息管理、會計檔案管理、客戶資料管理、理財檔案管理、證照管理以及綜合知識資源整合等以知識文檔為基礎的眾多領域,已經推出超過30多年,緊跟技術發展的步伐,不斷更新改造,用戶遍及各行各業,深受用戶好評。

 

銀行檔案管理系統

  隨著銀行業務的快速發展、金融產品的不斷創新,商業銀行檔率案管理工作面臨新的挑戰。銀行檔案管理系統針對銀行檔案管理面臨的痛點問題,運用計算機視覺、內容管理、電子文件、條碼識別等技術,搭建對銀行各類檔案資料進行集中管理的平臺,實現對銀行電子檔案和實物檔案的一體化統一管理。按照國家現行《會計檔案管理辦法》中對會計檔案的保管年限、鑒定銷毀、借調閱記錄等要求,構建銀行檔案管理系統,實現檔案規范管理。

銀行檔案管理業務的主要挑戰有 

  檔案形式眾多很多銀行在運營過程中都會產生大量檔案資料,按類型劃分∶業務檔案、文書檔案、信貸檔案、客戶檔案、行政檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等;

  紙質檔案處理不合理傳統上,檔案以紙質方式居多,紙質檔案是銀行重要的業務資料和財富,然而處理這些傳統的紙張存在諸多不便,如保存困難、查閱不便、共享性差,無法適應銀行高速、高效的服務節奏等;

  缺乏規范管理這些檔案資料散落在不同的部門,管理方式和管理水平參差不齊,沒有一個統一的系統來進行規范化管理;

  檔案資料數量巨大銀行在各類檔案中,數量最多的是會計檔案,也是極為重要的,隨銀行規模不同,每天的數量從幾萬到幾十萬,甚至上百萬不等;

  查詢調閱困難檔案資料的查詢調閱比較困難,尤其是一些需要跨部門協助的場景,如外部審計、內部立項等,需要協調多個部門,效率低下;

  檔案價值未能發揮∶檔案資料的價值沒有得到充分的發揮,對檔案的利用比較狹隘。檔案信息化是檔案事業未來的發展方向,隨著金科技創新的持續深化,信息系統在銀行的廣泛應用為銀行檔案工作提供了寶貴的機遇,銀行檔案信息化既是商業銀行信息化的重要構成,也是檔案事業頂應時代發展的必然選擇。

  銀行檔案管理系統,針對銀行檔案管理面臨的痛點問題定制化研發。系統運用計算機視覺、內容管理、電子文件、條碼識別等技術,搭建對銀行各類檔案資料進行集中管理的平臺,實現對銀行電子檔案和實物檔案的一體化統一管理。

 

銀行檔案管理系統具有以下特點

  按照國家現行《會計檔案管理辦法》中對會計檔案的保管年限、鑒定銷毀、借調閱記錄等要求,構建銀行檔案管理系統,實現檔案規范管理;

  實現電子檔案統一管理,便于對不同系統生成的會計電子憑證進行查詢、調閱及后期管理,解決目前會計業務憑證只能在各自系統調閱,無法統一查詢的問題;

  實現實物檔案統一管理,包括檔案交接、庫房管理、檔案入庫、檔案借閱、檔案查詢、檔案銷毀等;

  對會計檔案進行有效管理的基礎上,可以逐步推廣應用到銀行其他檔案的管理,構建全行統一的綜合檔案管理平臺,按照檔案管理的相關規范、標準和流程,實現對全行業務、文書、科技、會計、人事等所有檔案資料的統一和標準化管理。

  銀行檔案管理系統建設的總體目標是規范銀行檔案電子化管理,為全行檔案的規范化、科學化管理和有效利用提供更加有利的條件和便捷的服務,繪合檔客管理系統與行內產生檔案資料的其它系統接,例如辦公自動化系統、事后監督系統、信貸管理系統、人事管理系統等,并具備靈活擴展能力,在未來可對接行內上線的更多各類系統,確像對行內各部門各業務條線的各類文件材料、影像資料等實現統一、規范、科學管理。

  銀行檔案管理系統建設目標主要包括∶全面覆蓋本行檔案類型,滿足業務創新、服務創新、業務加速發展的需要;全程有效管理各門類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等各個環節,提高檔案集中統一管理及科學化、規范化管理的水平;在確保安全的前提下,在全行范圍內最大程度地實現各類檔案信息的跨部門資源共享。

  銀行檔案管理系統從收、管、存、用四個方面實現電子檔案和實物檔案的一體化管理,以及電子檔案與實物檔案的無縫對接。系統的功能模塊主要包括檔案收集、檔案管理、檔案存儲、檔案利、公共管理等。

  檔案收集模塊:能快速實現多途徑導入,從源頭上保證數字檔案的真實、完整、可用,包括文件收集、文件整理、文件歸檔、移交接收等功能。

  檔率管理模塊,實現檔案分類有序管理,包括移交接收,檔案統計,監控預警,銷毀鑒定等功能。

  檔案存儲模塊,設廣數字檔案長久保存策略,采用數據備份策路并配備數居庫報務器、備份設備,構成統一的數字檔案存儲平臺,同時與實體檔案位置掛接,,實現電子檔案與實體檔案統一存儲。

  檔案利用模塊,查詢人員通過檢索功能,在線檢索出需要查閱的檔案信息,通過銀行檔案管理系統在線發起借閱流程,進行檔案借閱操作。實物檔案歸還時檔率管理人員進行在線核對、歸還等操作。

  公共管理模塊,主要囊括了機構管理、用戶管理、角色管理、權限管理、參數管理、日志管理、模板管理等。

  數據平臺向銀行檔案管理系統提供交易流水等業務數據,供銀行檔案管理系統進行檔案與相關業務數據的關聯。檔案電子文件存儲在影像管理平臺,通過影像管理平臺實時接口,訪問與操作對應的電子文件。

  會博通銀行檔案管理系統采用B/S方式構建,讓各級機構用戶通過登錄銀行檔案管理系統網站,進行統一方式把檔案做好收集、檔率整理、檔率歸檔、檔案檢索、檔案在線調閱、檔案移交、檔案統計、檔案鑒定、檔銷毀等業務操作。

 

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