【案例】銀行檔案管理：廣州銀行用會博通實現全類別檔案歸集管控
2023/1/19 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 863
業務檔案、文書檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、聲像電子檔案、人事檔案……銀行體系當中每天都會產生大量的檔案資料，如何將這些檔案資料分門別類、科學規整關系到銀行整體運營效率？廣州銀行引進會博通銀行檔案管理系統，實現全類別檔案統一歸集管控。
01客戶簡介
廣州銀行，成立于1996年9月，總行辦公大樓位于珠江新城CBD中軸線花城廣場核心區。1998年更名為廣州商業銀行，2009年獲準更名為廣州銀行。2020年3月9日，“2019年中國銀行也100強榜單”發布，廣州銀行排名第34位。廣融天下、贏在未來，廣州銀行致力于用心服務、創享美好，致力成為粵港澳大灣區精品銀行。多年來，廣州銀行持續為城市軌道交通、路橋、隧道、港口等重大設施建設提供資金支持、出臺鄉村振興行動加護及實施方案、為大型國企提供信貸支持等，不遺余力推動社會民生發展。
02客戶痛點
1）檔案保管期限需與業務特點緊密結合：銀行檔案保管期限的劃分與銀行業務特點有時候存在不匹配的問題。比如有權機關查詢、凍結及扣劃書，掛失登記及補發憑單收據。
2）紙質檔案和電子檔案匹配度需提高：電子檔案的應用適應銀行會計電算化發展，特別是在對應管理上不夠合理和明晰，存在著重復保管和保管缺失兩方面的問題。
3）實現檔案的全面電子化刻不容緩：銀行保留了大量的紙質檔案，且隨著業務的發展，紙質檔案呈幾何倍數增長，對檔案庫房造成了巨大壓力。電子檔案在銀行中的保管和利用已經到了必須實施的時刻。
4）檔案需要集中統一管理：文書檔案、會計檔案、基建檔案、聲像檔案、業務檔案等基本是分開保管的，各部門之間的協作度不算高，需要一個集中統一的平臺，及時將分散的檔案統一歸置在一起。
03會博通銀行檔案管理平臺：全類別檔案歸集管控
1）檔案保管期限靈活：會博通銀行檔案管理系統，為用戶匹配了靈活的檔案保管期限設置。系統內置的期限從1周、15天、1年、5年、10年、15年、30年、永久不等。除系統內置期限外，用戶也可自行定義。還可設置到期提醒，及時進行檔案銷毀等操作。
2）紙質檔案與實體檔案聯動互查：會博通銀行檔案管理平臺支持手機端和web端同時登錄。當您在實體庫房，可通過收集實時掃描實體檔案上二維碼信息，直接查閱電子檔案。反之，您也可以直接通過系統平臺定位實體檔案的具體位置。
3）全面電子化管理：會博通銀行檔案管理系統，支持檔案的批量化上傳，檔案條目批量化掛接，也可直接聯通各種型號掃描儀。紙質檔案電子化非常方便。此后，檔案移交、鑒定、保管、統計、檢索、編研、利用等均可通過數字化方式管理。
4）一個平臺統一管控：文書檔案、會計檔案、基建檔案、聲像檔案、業務檔案等都可以統一到一個平臺上進行管控。會博通銀行檔案管理系統當中可以劃分為不同的磁貼模塊，不同的檔案類別可專門保存在文書檔案模塊當中，不論檔案類型有多少，都能清晰管控。
01客戶簡介
廣州銀行，成立于1996年9月，總行辦公大樓位于珠江新城CBD中軸線花城廣場核心區。1998年更名為廣州商業銀行，2009年獲準更名為廣州銀行。2020年3月9日，“2019年中國銀行也100強榜單”發布，廣州銀行排名第34位。廣融天下、贏在未來，廣州銀行致力于用心服務、創享美好，致力成為粵港澳大灣區精品銀行。多年來，廣州銀行持續為城市軌道交通、路橋、隧道、港口等重大設施建設提供資金支持、出臺鄉村振興行動加護及實施方案、為大型國企提供信貸支持等，不遺余力推動社會民生發展。
02客戶痛點
1）檔案保管期限需與業務特點緊密結合：銀行檔案保管期限的劃分與銀行業務特點有時候存在不匹配的問題。比如有權機關查詢、凍結及扣劃書，掛失登記及補發憑單收據。
2）紙質檔案和電子檔案匹配度需提高：電子檔案的應用適應銀行會計電算化發展，特別是在對應管理上不夠合理和明晰，存在著重復保管和保管缺失兩方面的問題。
3）實現檔案的全面電子化刻不容緩：銀行保留了大量的紙質檔案，且隨著業務的發展，紙質檔案呈幾何倍數增長，對檔案庫房造成了巨大壓力。電子檔案在銀行中的保管和利用已經到了必須實施的時刻。
4）檔案需要集中統一管理：文書檔案、會計檔案、基建檔案、聲像檔案、業務檔案等基本是分開保管的，各部門之間的協作度不算高，需要一個集中統一的平臺，及時將分散的檔案統一歸置在一起。
03會博通銀行檔案管理平臺：全類別檔案歸集管控
1）檔案保管期限靈活：會博通銀行檔案管理系統，為用戶匹配了靈活的檔案保管期限設置。系統內置的期限從1周、15天、1年、5年、10年、15年、30年、永久不等。除系統內置期限外，用戶也可自行定義。還可設置到期提醒，及時進行檔案銷毀等操作。
2）紙質檔案與實體檔案聯動互查：會博通銀行檔案管理平臺支持手機端和web端同時登錄。當您在實體庫房，可通過收集實時掃描實體檔案上二維碼信息，直接查閱電子檔案。反之，您也可以直接通過系統平臺定位實體檔案的具體位置。
3）全面電子化管理：會博通銀行檔案管理系統，支持檔案的批量化上傳，檔案條目批量化掛接，也可直接聯通各種型號掃描儀。紙質檔案電子化非常方便。此后，檔案移交、鑒定、保管、統計、檢索、編研、利用等均可通過數字化方式管理。
4）一個平臺統一管控：文書檔案、會計檔案、基建檔案、聲像檔案、業務檔案等都可以統一到一個平臺上進行管控。會博通銀行檔案管理系統當中可以劃分為不同的磁貼模塊，不同的檔案類別可專門保存在文書檔案模塊當中，不論檔案類型有多少，都能清晰管控。
會博通銀行檔案管理系統，為廣州銀行提供了一套規范化、專業化、現代化的檔案管理體系。廣州銀行相關工作管理員可以靈活方便地通過系統，對工作表中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體和不同門類的文件材料，進行統一集中管理。“廣融天下，贏在未來”，祝愿廣州銀行未來的發展越來越好。
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