【案例】物業(yè)檔案管理如何專業(yè)化？凱云發(fā)展借力會博通這樣做！
2023/1/16 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 698
從事物業(yè)工作的伙伴們，對物業(yè)檔案管理資料，一定不陌生。固定資產(chǎn)檔案明細(xì)、設(shè)備檔案及設(shè)施設(shè)備運(yùn)行檢修記錄明細(xì)、物業(yè)維修記錄檔案、第三方（包括消防、電梯、門窗、廣告及商業(yè)活動、垃圾清運(yùn)等）交接、售后及承諾情況、工程檔案（小區(qū)平面圖、水電布置圖、消防等）、員工檔案、物業(yè)日常工作記錄檔案（會議記錄、各類通知等）、業(yè)主檔案……物業(yè)檔案這么多，究竟如何管理才能更專業(yè)？廣州凱云發(fā)展股份有限公司攜手會博通，這樣作答。
01客戶簡介
廣州凱云發(fā)展股份有限公司（原廣州凱云物業(yè)管理有限公司，以下簡稱“凱云公司”）成立于2009年12月，是廣州開發(fā)區(qū)管委會屬下廣州開發(fā)區(qū)控股集團(tuán)有限公司的子公司，具備國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部頒發(fā)的一級物業(yè)管理資質(zhì)，是廣東省物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會理事單位，廣州市物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會副會長單位。
凱云公司依托開發(fā)區(qū)、服務(wù)開發(fā)區(qū)，在開發(fā)區(qū)控股集團(tuán)的帶領(lǐng)下，秉承“竭誠服務(wù)、和合共贏”的經(jīng)營理念，踐行“求實(shí)、創(chuàng)新、團(tuán)結(jié)、奮進(jìn)”的企業(yè)精神，立足“以人為本、高效務(wù)實(shí)”的管理思想，做大做強(qiáng)公司規(guī)模，提升公司品牌價(jià)值。公司堅(jiān)持以市場化運(yùn)營為核心，以物業(yè)管理為基礎(chǔ)，積極拓展商業(yè)運(yùn)營和多元化經(jīng)營，圍繞政務(wù)服務(wù)、園區(qū)服務(wù)、商務(wù)服務(wù)三大板塊，想標(biāo)準(zhǔn)化、集約化、規(guī)模化、品牌化方向發(fā)展，向現(xiàn)代服務(wù)業(yè)轉(zhuǎn)型升級，成為綜合運(yùn)營服務(wù)商。
02客戶痛點(diǎn)
1）檔案歸檔工作量大：很多設(shè)施設(shè)備管理檔案中的開箱驗(yàn)收證明書、裝箱搶單、安裝使用說明書、產(chǎn)品合格證書、產(chǎn)品原理圖等隨機(jī)文件，設(shè)備安裝、調(diào)試記錄、驗(yàn)收單、移交清冊等以及物業(yè)項(xiàng)目實(shí)施過程的各類型文件都需要按規(guī)定歸檔，采用傳統(tǒng)純線下的歸檔模式，全部工作量都壓在檔案室，會出現(xiàn)歸檔滯后、掃描工作量大等困難。
2）電子檔案急劇增加：隨著信息化的發(fā)展，現(xiàn)在很多物業(yè)項(xiàng)目都采用全面信息化的手段進(jìn)行管理，如無人機(jī)巡檢等，這樣會產(chǎn)生大量的圖片與視頻檔案需要?dú)w檔。在傳統(tǒng)模式下，這類型的檔案采用特殊載體管理，利用起來非常不便。
3）檔案借還復(fù)雜，利用率不高：傳統(tǒng)的檔案借閱方式，需要進(jìn)行層層的線下審批，檔案室和辦公室也不是同一個(gè)物理位置，操作起來比較耗時(shí)。原始紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)既不利于檔案的保管和保存，也難以做到多人同時(shí)利用，整體而言利用率不高。
4）檔案資料多，查找工作量大：檔案逐日逐年累積，體系龐大，如果憑著記憶和分類查找實(shí)體檔案，比較費(fèi)力。需要一套軟件實(shí)時(shí)記錄檔案是否在庫，并可快速查詢電子檔案。
5）檔案安全管理建設(shè)還需升級：部分檔案不適宜廣泛傳閱，需要進(jìn)行相應(yīng)的保密機(jī)制處理。但由于檔案管理與應(yīng)用所牽涉的人員眾多，在不影響檔案利用率的前提下，保障檔案安全，是當(dāng)下物業(yè)檔案管理面對的難題之一。
1）視頻檔案與圖片檔案無憂管理： 基于目前物業(yè)檔案管理中有較多的視頻和圖片管理需求，會博通為凱云發(fā)展提供專屬的視頻庫和圖片庫。視頻庫是專業(yè)化的視頻觀看與管理工具，支持視頻直接播放，長/短視頻等資源的上傳、分類管理和搜索利用等管理。利用圖片庫，可滿足縮略圖快速瀏覽和圖片水印要求。檔案形式和內(nèi)容，都更為完整。
2）以流程化管理，提升檔案質(zhì)量：本人簽名、填表時(shí)間、審核簽字等等繁瑣操作，都可以在會博通物業(yè)檔案管理平臺上完成。比如在一份文件當(dāng)中，需要多個(gè)人員進(jìn)行審核簽字，您可以直接在會博通上自定義流程，讓審核簽字的動作依據(jù)流程自動流轉(zhuǎn)到各負(fù)責(zé)人處。各項(xiàng)資料完成后方可歸檔。
3）電子化借閱，快速分享檔案：會博通物業(yè)檔案管理軟件，應(yīng)用的是檔案數(shù)字化管理方式，支持純線上、純線下以及線上+線下的檔案借閱模式，檔案借閱更為靈活和便捷。用戶在進(jìn)行電子檔案的在線閱讀時(shí)會有防擴(kuò)散水印，防止截屏、拍照等檔案泄露風(fēng)險(xiǎn)。
4）檔案框架規(guī)范，秒級查檔：會博通提供符合國家規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)且可供靈活構(gòu)建的檔案框架，檔案類型再多，也能做到有章可循。逐日、逐年的檔案按照“章法”累積、歸檔，可輕松進(jìn)行檔案查找。查找過程中可直接通過關(guān)鍵字搜索，也可根據(jù)“章法”自行索引。
5）依“用戶旅程”構(gòu)建安全體系：在用戶登錄階段，會博通設(shè)置了強(qiáng)制復(fù)雜密碼、機(jī)器指紋登錄、驗(yàn)證碼登錄、賬號加密傳輸、支持SSL網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)等安全措施；在檔案利用階段，會博通采用與職能相適應(yīng)的權(quán)限體系多維度授權(quán)，并且用戶所有操作行為都將記錄在系統(tǒng)中；在檔案存儲方面，會博通支持?jǐn)?shù)據(jù)庫存儲和文件服務(wù)器存儲、病毒掃描與加密存儲。
（圖片來源于廣州凱云發(fā)展有限公司官網(wǎng)）
01客戶簡介
廣州凱云發(fā)展股份有限公司（原廣州凱云物業(yè)管理有限公司，以下簡稱“凱云公司”）成立于2009年12月，是廣州開發(fā)區(qū)管委會屬下廣州開發(fā)區(qū)控股集團(tuán)有限公司的子公司，具備國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部頒發(fā)的一級物業(yè)管理資質(zhì)，是廣東省物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會理事單位，廣州市物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會副會長單位。
凱云公司依托開發(fā)區(qū)、服務(wù)開發(fā)區(qū)，在開發(fā)區(qū)控股集團(tuán)的帶領(lǐng)下，秉承“竭誠服務(wù)、和合共贏”的經(jīng)營理念，踐行“求實(shí)、創(chuàng)新、團(tuán)結(jié)、奮進(jìn)”的企業(yè)精神，立足“以人為本、高效務(wù)實(shí)”的管理思想，做大做強(qiáng)公司規(guī)模，提升公司品牌價(jià)值。公司堅(jiān)持以市場化運(yùn)營為核心，以物業(yè)管理為基礎(chǔ)，積極拓展商業(yè)運(yùn)營和多元化經(jīng)營，圍繞政務(wù)服務(wù)、園區(qū)服務(wù)、商務(wù)服務(wù)三大板塊，想標(biāo)準(zhǔn)化、集約化、規(guī)模化、品牌化方向發(fā)展，向現(xiàn)代服務(wù)業(yè)轉(zhuǎn)型升級，成為綜合運(yùn)營服務(wù)商。
02客戶痛點(diǎn)
1）檔案歸檔工作量大：很多設(shè)施設(shè)備管理檔案中的開箱驗(yàn)收證明書、裝箱搶單、安裝使用說明書、產(chǎn)品合格證書、產(chǎn)品原理圖等隨機(jī)文件，設(shè)備安裝、調(diào)試記錄、驗(yàn)收單、移交清冊等以及物業(yè)項(xiàng)目實(shí)施過程的各類型文件都需要按規(guī)定歸檔，采用傳統(tǒng)純線下的歸檔模式，全部工作量都壓在檔案室，會出現(xiàn)歸檔滯后、掃描工作量大等困難。
2）電子檔案急劇增加：隨著信息化的發(fā)展，現(xiàn)在很多物業(yè)項(xiàng)目都采用全面信息化的手段進(jìn)行管理，如無人機(jī)巡檢等，這樣會產(chǎn)生大量的圖片與視頻檔案需要?dú)w檔。在傳統(tǒng)模式下，這類型的檔案采用特殊載體管理，利用起來非常不便。
3）檔案借還復(fù)雜，利用率不高：傳統(tǒng)的檔案借閱方式，需要進(jìn)行層層的線下審批，檔案室和辦公室也不是同一個(gè)物理位置，操作起來比較耗時(shí)。原始紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)既不利于檔案的保管和保存，也難以做到多人同時(shí)利用，整體而言利用率不高。
4）檔案資料多，查找工作量大：檔案逐日逐年累積，體系龐大，如果憑著記憶和分類查找實(shí)體檔案，比較費(fèi)力。需要一套軟件實(shí)時(shí)記錄檔案是否在庫，并可快速查詢電子檔案。
5）檔案安全管理建設(shè)還需升級：部分檔案不適宜廣泛傳閱，需要進(jìn)行相應(yīng)的保密機(jī)制處理。但由于檔案管理與應(yīng)用所牽涉的人員眾多，在不影響檔案利用率的前提下，保障檔案安全，是當(dāng)下物業(yè)檔案管理面對的難題之一。
03會博通物業(yè)檔案管理軟件：全面歸檔、安全利用！
1）視頻檔案與圖片檔案無憂管理： 基于目前物業(yè)檔案管理中有較多的視頻和圖片管理需求，會博通為凱云發(fā)展提供專屬的視頻庫和圖片庫。視頻庫是專業(yè)化的視頻觀看與管理工具，支持視頻直接播放，長/短視頻等資源的上傳、分類管理和搜索利用等管理。利用圖片庫，可滿足縮略圖快速瀏覽和圖片水印要求。檔案形式和內(nèi)容，都更為完整。
2）以流程化管理，提升檔案質(zhì)量：本人簽名、填表時(shí)間、審核簽字等等繁瑣操作，都可以在會博通物業(yè)檔案管理平臺上完成。比如在一份文件當(dāng)中，需要多個(gè)人員進(jìn)行審核簽字，您可以直接在會博通上自定義流程，讓審核簽字的動作依據(jù)流程自動流轉(zhuǎn)到各負(fù)責(zé)人處。各項(xiàng)資料完成后方可歸檔。
3）電子化借閱，快速分享檔案：會博通物業(yè)檔案管理軟件，應(yīng)用的是檔案數(shù)字化管理方式，支持純線上、純線下以及線上+線下的檔案借閱模式，檔案借閱更為靈活和便捷。用戶在進(jìn)行電子檔案的在線閱讀時(shí)會有防擴(kuò)散水印，防止截屏、拍照等檔案泄露風(fēng)險(xiǎn)。
4）檔案框架規(guī)范，秒級查檔：會博通提供符合國家規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)且可供靈活構(gòu)建的檔案框架，檔案類型再多，也能做到有章可循。逐日、逐年的檔案按照“章法”累積、歸檔，可輕松進(jìn)行檔案查找。查找過程中可直接通過關(guān)鍵字搜索，也可根據(jù)“章法”自行索引。
5）依“用戶旅程”構(gòu)建安全體系：在用戶登錄階段，會博通設(shè)置了強(qiáng)制復(fù)雜密碼、機(jī)器指紋登錄、驗(yàn)證碼登錄、賬號加密傳輸、支持SSL網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)等安全措施；在檔案利用階段，會博通采用與職能相適應(yīng)的權(quán)限體系多維度授權(quán)，并且用戶所有操作行為都將記錄在系統(tǒng)中；在檔案存儲方面，會博通支持?jǐn)?shù)據(jù)庫存儲和文件服務(wù)器存儲、病毒掃描與加密存儲。
高效的物業(yè)檔案管理，不僅能夠提升物業(yè)企業(yè)的市場競爭力，而且能夠提升經(jīng)濟(jì)效益水平。疫情后時(shí)代，在會博通物業(yè)檔案管理平臺的助力下，祝愿凱云發(fā)展在設(shè)備檢修、安全巡檢、園林綠化、安全監(jiān)控、衛(wèi)生清潔等各項(xiàng)業(yè)務(wù)上，都能取得更新更大的增長。
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