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【案例】“公路工程檔案管理”痛點和方案整理，以省公路建設為例

2023/1/31 0:00:00 來源：最新案例作者：小博瀏覽量： 478

公路、橋梁等公路工程檔案管理，為啥那么重要？一方面，因為公路工程檔案具有原始記錄性和備以查考性，可以作為評價工程質量的權威數據；另一方面，公路工程檔案對于工程項目的運行管理具有全面的指導性。公路工程檔案如此重要，如何進行管理？廣東省公路建設有限公司，應用會博通檔案管理系統，建設了一套全面數字化的公路工程檔案管理體系。

建筑工程檔案管理系統、建筑工程檔案管理

01客戶簡介

廣東省公路建設有限公司，成立于2018年，員工人數為三百多人左右。廣東省公路建設有限公司的主營業務有組織公路、橋梁工程的規劃、建設、經營管理、技術咨詢，筑路機械的租賃。公司根據行業經營和風險特點，以防范風險和依法合規為目標。建立了管控到位，責任落實明確、運行相互制衡的內控管理體系。公司嚴把產品及服務質量關、注重共贏發展，積極為用戶提供產品和服務。

2022年4月，廣東省公路建設有限公司佛開高速公路南段改擴建項目管理處入選2022年廣東省工人先鋒號名單。2022年4月，廣東省公路建設有限公司深中通道管理中心團支部被授予“廣東省五四紅旗團支部”稱號。

02客戶痛點

1）檔案專業性需進一步升級：公路工程檔案管理，需要對工程建設過程中相關資料進行收集、整理、分類、歸檔等，任務復雜而繁瑣。加上檔案工作與經濟效益不產生直接關聯，檔案收集不全、整理不及時、借閱不規范、檔案丟失等問題，時有發生。

2）檔案分散，收集過程復雜：公路工程項目涉及公司與人員比較多，檔案資料分散在不同的執行團隊中，收集和整理需要經過不同人員，比較難以做到全面收集，統一管控。

3）人員架構復雜，監督管理難：公路工程的施工是又多個部門共同實施的，在這種情況下很難實現對于所有部門進行監督和管理，無法實現對于所有部門的監督，就會導致檔案收集的不全面，這對于檔案管理來說，是非常不利的。

4）復合型檔案員缺乏：找到專業的檔案管理員不難，找到專業的公路工程檔案管理人員也不算難，但是要同時找到既懂檔案管理又懂公路工程的管理人員，以便推動檔案跟業務的深度結合比較困難。

03會博通公路工程檔案管理系統：統一平臺智能管控

1）符合國家行業標準規范：會博通公路工程檔案管理系統，全面符合國家行業標準規范。系統管理員在系統上管理檔案，必須在規范下進行檔案收集、整理、分類、歸檔才能執行，比如全宗號、檔號的設置等。

2）與新軟OA系統互聯互通：廣東省公路建設有限公司在上線會博通公路工程檔案管理系統之前，有在使用新軟OA協同辦公系統。為更好收集公司內部各個環節的文件、檔案、知識材料，會博通打通了與新軟OA的連接，材料和用戶信息可方便地在兩個系統當中互通。

3）統一平臺，痕跡實時監控：會博通檔案管理系統可將所有部門、所有人員產出的檔案資料匯總在平臺上，并進行統一管控和使用。通過會博通系統，公路工程項目管理員可在平臺上，便利查看各維度資料，了解項目進度。用戶的操作痕跡，都會實時記錄在系統內。

4）專業化的檔案管理工具：會博通公路工程檔案管理系統為廣東省公路建設有限公司提供了專業化的檔案管理工具，比如檔案檢索、權限管理、檔案借閱與歸還、檔案提醒、檔案移交、檔案分類、檔案屬性編輯等均有規范性設置，非檔案專業人員也能進行專業化管理。

公路工程檔案可以作為評價工程質量的權威數據，也對于工程項目的運行管理具有全面的指導性。廣東省公路建設有限公司啟用會博通公路工程檔案管理系統，對于公司的數字化體系建設、公司的穩健經營發揮著至關重要的作用。