企業部署電子檔案管理系統實現一勞永逸管理

企業部署電子檔案管理系統實現一勞永逸管理

大多數企業在發展過程中都會碰到以下這樣的問題：

1、管理和維護紙質檔案所花費的大量時間；

2、紙質檔案存檔需要占據很大的空間；

3、無法與企業其他團隊共享檔案，特別是異地存儲，導致額外成本和檢索延遲；

4、紙質檔案管理存在不可預計的風險，如火災，水損壞或其他物理損壞導致文件丟失的風險等。

以上4點相信是大多數企業有經歷過的事情，甚至有不少企業付出過慘痛的代價，如要避免不必要的損失，提高管理效率，控制檔案管理成本，可以使用電子檔案，這樣不僅是順應移動互聯網發展的需求，也可以避免以上幾種情況發生。

會博通從1988年開發出我國第一套文檔一體化軟件產品以來，就是我國最早的知識與內容管理軟件開發與供應商。歷經30年，會博通一直潛心研發綜合知識管理系統，打造組織知識生態鏈，已經成為經國家認證雙軟企業，國家重點支持的高新技術企業。現在會博通已經在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領域走在世界領先水平。下面小編就電子檔案管理系統解決方案的作用簡單介紹一下，供大家參考。

一、電子檔案管理系統可以提高效率和生產力

以往使用紙質檔案，企業員工需要花費大量時間搜索松散文件，如果檔案有丟失或錯誤歸檔，效率會更加低下。效率低下對企業來說可能代價高昂。利用會博通綜合電子檔案管理系統，可以保持良好的信息存儲和檢索。這樣，不僅能節省時間，還可以提高辦公效率和生產率，同時減輕企業管理人員的壓力和焦慮。

二、改善工作環境

眾所周知，紙質版檔案不僅占據大量的辦公面積，還會讓人任何走過辦公區域的人都會看到。如果日常使用的文件過多，堆放在工作臺上或文件柜頂部，很容易造成工作壓力和惡劣的工作環境。而使用電子檔案，只需在電腦查看即可，辦公區域干凈整潔。

三、減少存儲空間，節省勞動力

部署會博通綜合電子檔案管理系統，能大量節省管理人員的整理時間、歸檔和存儲紙質檔案所需的空間，對有保存價值的電子檔案還能做到即時歸檔，這樣將大大提高工作的時效性，并減少檔案信息歸檔過程的工作量。同時解放管理者校對的工作時間，減少存儲空間需求并降低了設備和勞動力成本。

企業電子檔案是企業發展過程中非常重要的資源，需要妥善管理。目前雖然有部分企業仍然停留在紙質檔案存檔管理階段，但是受這次疫情影響，從會博通業務量數倍需求增長來看，越來越多的企業會逐漸重視企業檔案電子化管理。隨著移動互聯網的快速發展，即使是非常小的企業，管理重要業務信息的方式也應該隨之改進，從而實現數字化，智能化，智慧化辦公管理。部署一套完整的檔案管理系統，企業的檔案管理將一勞永逸！

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