企業(yè)如何做好檔案管理，會博通打造一套科學化解決方案

檔案是一個單位可以保持工作穩(wěn)定性、持續(xù)性、安全性和高效發(fā)展的重要資源，加強對檔案的收集、整理和利用等管理工作，能有效地保護和利用企業(yè)檔案，為企業(yè)發(fā)展提供有效的發(fā)展和技術(shù)資料。但是由于很多單位不重視檔案工作，造成許多企業(yè)的資料流失，給工作帶來無法彌補的損失。如何做好檔案管理工作，會博通打造了一套涵蓋檔案收集、管理、整理、安全利用、查詢、統(tǒng)計的科學管理解決方案。

一、綜合檔案的收集

會博通系統(tǒng)支持多全宗管理模式，提供屬性新建、掃描新建、網(wǎng)頁新建、批量新建等多種檔案錄入功能。應支持Excel表格導入形成案卷與卷內(nèi)目錄以及數(shù)字文件的根據(jù)題名、檔號、順序號等對應信息批量對應上傳的功能，并提供電子案卷的可流程化處理功能，可實現(xiàn)分布式或集中式的檔案整理需求。

二、綜合檔案的管理

會博通系統(tǒng)可實現(xiàn)符合國家標準，且滿足我司綜合性檔案的集中存儲、集中應用，可對檔案門類以及屬性字段進行自定義創(chuàng)建，滿足單位管理文書檔案、會計檔案等十大類檔案資料的需求，并支持個性個信化業(yè)務檔案和人事檔案管理功能，全面管理單位涉及的所有檔案門類。擁有從檔案的掃描、錄入、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計、編研、過期檔案處的檔案全生命周期管理體系與對應的管理功能，并對檔案的出入庫，包括原件與數(shù)字文件的借閱與歸還的申請與登記功能，并可實時統(tǒng)計檔案資料的利用情況、借用熱度等數(shù)據(jù)。

三、綜合檔案的整理

會博通系統(tǒng)支持符合國家標準的檔案封面、背脊、目錄、備考表等的套打功能，每次打印均可在不影響表格模板原格式的基礎上套取打印模板并調(diào)整打印格式。

四、綜合檔案的安全

會博通系統(tǒng)系統(tǒng)具有完善的安全機制，靈活的權(quán)限設置和多級管理方式。采用基于角色的安全控制方法和細粒度的權(quán)限控制，可針對用戶進行功能授權(quán)、角色授權(quán)和管理范圍授權(quán)。基于檔案管理規(guī)范的安全控制策略，如密級、單位、門類、有效期、權(quán)限、內(nèi)容等。用戶只有通過身份、權(quán)限驗證，才能使用與自己權(quán)限相對應的功能；文件在網(wǎng)絡傳輸過程中是加密傳輸；對用戶的登錄和操作都有完整的日志記載。

五、綜合檔案的查詢

會博通系統(tǒng)支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、二次檢索、類自然語言搜索以及組合條件搜索等多種檢索方式，并且檢索結(jié)果須根據(jù)工作職能與授權(quán)決定。

六、綜合檔案的統(tǒng)計

會博通系統(tǒng)可對庫存檔案的綜合情況實現(xiàn)可視化的直觀展現(xiàn)，并可根據(jù)檔案種類、檔案保管期限、檔案密級、數(shù)字檔案不同維度進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，并且，在每一個檔案管理分類的屬性頁面中，都帶有自定義統(tǒng)計功能。