檔案管理軟件不容忽視的6大問題

要解決檔案管理中大家普遍關(guān)注的問題，首先要了解檔案管理軟件的功能需求：

一、提供和現(xiàn)實(shí)一致的綜合檔案管理，即需要分類歸檔。

二、檔案的歸檔與錄入，即批量導(dǎo)入導(dǎo)出功能。

三、檔案管理與利用授權(quán)，即權(quán)限賦予功能。

四、檔案的搜索與利用，即快速查詢功能。

五、物聯(lián)網(wǎng)化的檔案管理，即支持條碼、多網(wǎng)絡(luò)功能。

六、檔案統(tǒng)計(jì)，即自動(dòng)統(tǒng)計(jì)功能。

會(huì)博通檔案管理軟件，不僅可以完美解決以上六大問題的同時(shí)，還具備簡單的操作模式與美觀的軟件界面。

1、方便的歸檔編輯平臺(tái)

會(huì)博通提供文件歸檔編輯平臺(tái)，綜合檔案的錄入、紙質(zhì)掃描文件的引入、電子文件的引入、批量錄入、批量修改、綜合檔案表格打印等，在一個(gè)界面上，即可實(shí)現(xiàn)從文件到檔案的全過程。

可在系統(tǒng)中新建電子案卷，再將電子案卷發(fā)起流程，套用歸檔流程模板，實(shí)現(xiàn)檔案新建、錄入、掃描、移交到歸檔全流程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，一環(huán)扣一環(huán)，不但減輕檔案管理員負(fù)擔(dān)，而且保證了檔案資料的完整性。

2、批量導(dǎo)入

即從Excel表格文件中，導(dǎo)入文件條目。系統(tǒng)會(huì)智能化獲取Excel表格文件中的所有檔案條目屬性信息，這種方式適用于對(duì)以往利用Excel表格進(jìn)行檔案管理的單位進(jìn)行檔案條目的導(dǎo)入。或者，業(yè)務(wù)部門進(jìn)行檔案資料移交的時(shí)候，可能會(huì)用Excel制作對(duì)應(yīng)的檔案移交清單，檔案管理人員即可直接使用該移交清單導(dǎo)入檔案條目，避免重復(fù)錄入。

3、權(quán)限設(shè)置和多級(jí)管理方式

系統(tǒng)采用基于角色的安全控制方法和細(xì)粒度的權(quán)限控制，可針對(duì)用戶進(jìn)行功能授權(quán)、角色授權(quán)和管理范圍授權(quán)。基于檔案管理規(guī)范的安全控制策略，如密級(jí)、單位、門類、有效期、權(quán)限、內(nèi)容等。

4、統(tǒng)計(jì)功能

會(huì)博通系統(tǒng)提供了全面而又實(shí)用的檔案利用情況統(tǒng)計(jì)功能，具體分為登記類、統(tǒng)計(jì)類和排序類等，即包括表格，也包括統(tǒng)計(jì)圖形，真正做到了圖文并茂。

5、物聯(lián)網(wǎng)管理

會(huì)博通將條碼、電子標(biāo)簽等物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入檔案管理，進(jìn)一步提高了管理的科技水平與技術(shù)含量。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)要求，對(duì)每條會(huì)博通中的信息，不管其是文件、檔案、圖書、設(shè)備、還是辦公用品，生成并綁定對(duì)應(yīng)的唯一標(biāo)識(shí)（條形碼或電子標(biāo)簽）以方便識(shí)別和管理。

將配置了唯一標(biāo)識(shí)的管理對(duì)象，如文件、檔案、圖書或物品等，使用閱讀器識(shí)別，即會(huì)將唯一標(biāo)識(shí)中所記載的相關(guān)信息傳入會(huì)博通系統(tǒng)中，會(huì)博通將快速定位到所關(guān)聯(lián)的管理對(duì)象，供操作者查看或用于工作所需的借閱、租用、歸還等管理操作。

6、查詢功能

系統(tǒng)提供根據(jù)用戶權(quán)限實(shí)施的搜索功能，搜索框貫穿整個(gè)系統(tǒng)，用戶可以快捷地實(shí)施搜索。

專門的搜索平臺(tái)將根據(jù)操作者的職能權(quán)限來實(shí)施搜索，對(duì)于搜索出的文檔，還具備與操作者職能相適應(yīng)的管理功能，并可作為其他系統(tǒng)的知識(shí)支持工具使用。