建設(shè)工程文件檔案如何信息化管理?

2020/12/7 17:35:27         來源:         作者:孫超        瀏覽量:  1

建設(shè)工程文件檔案管理存在哪些問題?

1.資料分散,管理不集中
 文件/檔案管理資料分散,沒有集中管理,不便查找,且收錄不及時(shí),容易導(dǎo)致檔案丟失或損壞,無法掌握檔案的真實(shí)情況,檔案利用率低等情況發(fā)生;

2. 文件檔案管理制定不明確
沒有相關(guān)的文件檔案管理制度,發(fā)生情況無法追溯來源,一些重要的檔案,比如合同檔案、財(cái)務(wù)檔案等一旦缺失,將給企事業(yè)單位帶來重大的經(jīng)濟(jì)損失,而檔案管理員也會因此受到連帶責(zé)任,輕者失業(yè),重則追究法律責(zé)任;

3. 人工管理成本高
傳統(tǒng)的檔案采集方式都是通過Excel等手工方式,效率低,人工成本高,且耗時(shí)長,鑒定工作復(fù)雜等,都不利于組織效率的提高。

建設(shè)工程文件檔案如何信息化管理?



1.會博通建設(shè)工程文件檔案的全生命周期管理
從起草、審批到歸檔的自動化流程管理,與分布式的檔案整理與數(shù)字化管理并行,全面實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、電子檔案的實(shí)時(shí)歸檔。


2.通過檔案對工程項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控

通過檔案到位情況,實(shí)時(shí)監(jiān)控工程項(xiàng)目進(jìn)度,提高工程項(xiàng)目管理效率。





3.案例應(yīng)用
貴陽筑水發(fā)展有限公司綜合管理系統(tǒng)
貴陽筑水水利產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司采用會博通綜合知識管理系統(tǒng)全面實(shí)現(xiàn)辦公自動化管理,并與檔案管理(包括文書、基建、人事等綜合性檔案)模塊連成線,從審批事項(xiàng)的發(fā)起、審批、形成成果文件、發(fā)布到最后歸檔全面實(shí)現(xiàn)一體化管理。通過工程項(xiàng)目資料的實(shí)時(shí)歸檔,同時(shí)實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目建設(shè)情況的整體管控,歸檔后員工可以按照權(quán)限取用,不僅從公司層面全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)專有核心資料的管控,還將企業(yè)內(nèi)部專用知識內(nèi)容,開放給擁有對應(yīng)權(quán)限的員工取用,響應(yīng)其學(xué)習(xí)需求,為工作提供知識支持。

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