會博通合同管理系統:合同管理蓋章規范小貼士

合同的合規管理應當是貫穿合同“終生”的，從談判、草擬、簽訂、生效到失效，而合同的蓋章環節是其中代表公司意愿、雙方達成一致意思表示的重要方式。小編就介紹幾種蓋章環節常見規范供大家參考！

用印文本審查

合同在OA系統中走過審批流程到達蓋章環節時，務必審查即將蓋章的合同文本是否與系統審批的合同文本一致。許多公司在收到合同文本時，都是會直接蓋章，然而實際中常常會出現由于業務人員的匆忙疏忽或者與合同相對方信息不對稱等各種因素的影響導致公司準備蓋章的版本與系統審批版本不一致的情況，從而造成原本可避免的風險發生。這就需要蓋章人員仔細核對即將蓋章的合同文本，確保審批意見均在合同中有所體現。

文本蓋章主體審查

蓋章主體與合同主體不一致的情況也比較常見。合同相對方可能由于疏忽大意蓋錯主體，也可能因規避風險最終決定使用其他主體蓋章，比如母公司常常會基于風險規避的考慮，由子公司作為合同主體進行蓋章，但是合同約定的主體是母公司。合同主體與蓋章主體應當一致是合同蓋章管理中的基本規范。

合同生效要件審查

一般合同中會約定合同的生效方式，例如約定“本合同經雙蓋章后生效”、“本合同經雙方加蓋公章之后生效”、“本合同經雙方法定代表人或授權代表人簽字并加蓋公章或合同專用之后生效”等等，這時，就要注意生效條件，避免因欠缺生效條件導致合同未生效或存在效力瑕疵而產生的合同效力問題給公司帶來風險。此外，合同蓋章時應當注明蓋章時間，這對于確定合同生效時間具有重要意義。如果合同采用的是“蓋章生效”方式，那么合同的生效時間一般是最后一方蓋章的時間。

合同相對方蓋章審查

如第3條所述，合同約定了生效的條件，但是合同的相對方可能由于合同管理不規范或者疏忽大意或者其他原因，使用了非公章、非合同專用章對合同文本進行蓋章。例如，常見的有業務專用章用于合同，這會對于合同效力產生瑕疵并由此引發風險，然而這些風險原本是可以避免的。這時，要么把合同退回重新蓋章，要么需要對方出具書面證明表示認可該章的效力。

法定代表人或授權代表人簽字審查

法定代表人的簽字效力往往等同于公章的效力，其重要性自是不言而喻；授權代表人應當在取得公司授權后進行簽字，避免因無授權而擅自簽訂合同或者超越授權范圍簽訂合同給公司造成風險。通常為增強合同效力，如果不蓋法人章而由授權代表人簽字的合同在簽署時需出具授權函，必要時授權函與合同一起歸檔。

合同份數審查

合同份數一般約定在合同“其他”條款中，這是雙方根據各自的需要約定的蓋章份數。對于這部分容易忽略，卻也容易出風險，例如合同約定“本合同一式四份，雙方各執兩份，具有同等法律效力”，那么如果多蓋出來的合同就是沒有效力的。

蓋章環節磋商信息保留審查

合同是雙方意思自治的體現，只要不違反法律法規，都在當事人的意思自治范圍內，因此對于合同蓋章出現的各種問題也可能會通過磋商進行解決。例如對于合同份數的約定、對于授權代表人的追認授權、對于非公章非合同章的效力認可等等，但是要注意對這些磋商信息的保留，盡量采取書面（如郵件、信函）的形式，并且與合同一同進行存檔。

此外，還有為保證合同完整性的騎縫章、合同附件蓋章等問題都需要注意。合同蓋章看似小事，卻也是關乎公司合規治理的大事，必定是要慎之又慎的。