【案例】凌燁包裝牽手會(huì)博通,啟動(dòng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)

2021/6/25 16:35:35         來源:公司資訊         作者:小博        瀏覽量:  174

無錫市凌燁包裝印刷有限公司,簡(jiǎn)稱凌燁包裝,成立1994年,公司主要經(jīng)營(yíng)包裝裝璜印刷,服裝、金屬材料、化工原料(不含危險(xiǎn)品)、建筑材料、五金產(chǎn)品、紙制品、汽車零部件的銷售;針織品編織服務(wù)。 


 

                  
  
凌燁包裝如何實(shí)現(xiàn)多行業(yè)高效檔案管理


凌燁包裝作為無錫本地的包裝裝璜印刷企業(yè),還向服裝、金屬材料、化工原料(不含危險(xiǎn)品)、建筑材料、五金產(chǎn)品、紙制品、汽車零部件的銷售及針織品編織服務(wù)拓展,檔案資料非常繁雜、而且紙質(zhì)居多,如何進(jìn)行高效檔案管理,提高工作效率,是凌燁包裝急需解決的問題。


會(huì)博通軟件科技深耕文件檔案知識(shí)管理行業(yè)30多年,凌燁包裝選擇會(huì)博通作為檔案信息化解決方案的提供商。


凌燁包裝引入會(huì)博通檔案管理系統(tǒng),開啟了高效檔案管理之路。



一、對(duì)檔案資源整合,實(shí)現(xiàn)“實(shí)體檔案+電子檔案”統(tǒng)一有序管理


通過一個(gè)系統(tǒng),凌燁包裝實(shí)現(xiàn)了實(shí)體檔案及電子檔案從采集、整理、錄入、歸檔入庫(kù)、借還、編研到注銷等的全生命周期管理,啟用系統(tǒng)的自定義功能,不同類型、性質(zhì)的檔案都能按照企業(yè)需求有序分類,及時(shí)歸檔,檔案管理的效率大幅提升。



二、權(quán)限化的管控利用,有序高效


(1)依權(quán)限搜索:凌燁包裝員工可依據(jù)權(quán)限搜索檔案,系統(tǒng)支持關(guān)鍵詞搜索、全文搜索、組合搜索、類自然語言搜索等,快速檢索海量檔案,讓檔案查找不再難。


(2)標(biāo)準(zhǔn)化借還:通過系統(tǒng)的借還流程,凌燁包裝員工可像在圖書館一樣申請(qǐng)電子或?qū)嶓w檔案的借閱與歸還,滿足資料制作、項(xiàng)目推進(jìn)、資質(zhì)申請(qǐng)等工作需求。


(3)檔案利用統(tǒng)計(jì):會(huì)博通提供了全面而又實(shí)用的檔案統(tǒng)計(jì)功能。檔案利用登記、利用情況、利用排名通過數(shù)據(jù)即可一目了然,凌燁包裝管理人員快速、全面地把控檔案使用情況。



三、多維度安全管控,保障檔案信息安全


1.嚴(yán)密權(quán)限控制:檔案的編輯、搜索、查閱、借還等操作,均需依據(jù)權(quán)限進(jìn)行,避免技術(shù)、資質(zhì)、專利等重要檔案泄露,檔案管理與應(yīng)用更規(guī)范。


2.防擴(kuò)散水印:查閱、打印檔案時(shí)均會(huì)自動(dòng)帶上水印,擴(kuò)散可追溯且操作全程在線留痕,避免企業(yè)重要信息外泄。


3.多重安全機(jī)制:提供包括SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強(qiáng)密碼登錄控制等安全策略。多重控險(xiǎn)關(guān)卡,為檔案信息安全保駕護(hù)航。



 
通過對(duì)會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)踐,凌燁包裝實(shí)現(xiàn)了檔案管理的有序化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化,公司檔案管理效率得到大幅提升,滿足了業(yè)務(wù)發(fā)展需求,實(shí)現(xiàn)了構(gòu)建檔案管理項(xiàng)目的預(yù)期目標(biāo)。

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