【資訊】國際檔案日直播回顧！會博通與山東新未來傾囊分享，不可錯過！
2023年6月8日下午3點到4點，為迎接國際檔案日的到來，會博通聯合山東新未來集團，聚焦“數字化時代下檔案管理該如何做？”跟大家進行了分享交流。山東地區檔案機構與會博通的用戶朋友們受邀參加會議。
會議以“干貨+實踐+交流”的形式展開。會議分享的干貨部分，由會博通檔案管理項目服務專家譚卓之，以及新未來營銷事業部經理孫小青精心準備。兩位專家在會議上分享的知識點，觸及到了很多當下檔案管理的痛點與實用技巧。小編特此將直播知識點總結成文，以饗讀者。
01譚卓之：數字經濟時代下的檔案管理，呈現怎樣的特點？
我們在2023年的政府工作報告中，找到了這樣的內容：大力發展數字經濟，提升常態化監管水平，支持平臺經濟；支持公平互聯網發展，有利促進制造業數字化智能化。
同時，我們也在《全國檔案局長館長會議上的報告》當中看到，要系統謀劃推進檔案工作現代化建設，檔案管理工作要走向依法治理、走向開放、走向現代化。所以檔案的現代化建設與依法、開放、監管、數字化密切相關，檔案管理工作也應圍繞著圍繞這幾個方面來開展。
1）數據化和數字化
隨著信息技術的發展，數字檔案成為主流，傳統的紙質檔案逐漸被數字檔案所取代，因此，數字化的檔案管理工作成為必須。
采用檔案數字化機器人，可以方便地對檔案進行數字化處理。檔案數字化機器人可以自行布置多個檔案錄入段，實現多個地點多個時間對檔案進行數字化。數字化后的檔案也能夠存儲進檔案管理系統當中，實現檔案的全流程管理。
2）網絡化和平臺化
數字經濟時代下，檔案管理工作需要具備網絡化和平臺化的特點，通過建立數字檔案系統或共享平臺，實現檔案信息的共享和交流，有利于提高檔案管理的效率和質量。
檔案管理系統的私有化部署可以給到用戶更強數據安全和隱私保護，因為我們在管理檔案的過程中，很多信息的敏感性其實都是很高的，采用私有化部署可以保證數據完全掌握在自己手中，避免數據泄露和濫用。
3）開放性和合作性
數字經濟時代下，檔案管理工作需要具備開放性和合作性，與其他部門或機構共同合作，實現檔案信息的共享和交流，促進檔案管理工作的協同發展。
現代化的檔案管理工具讓檔案管理擁有了非常大的便利性。比如檔案資料數字化后，可以同時供多人觀看，既能夠減輕反復查閱對紙質或實體檔案的損害，也能成倍地提升檔案的利用效率。
4）安全性和保密性
數字檔案的管理需要具備更高的安全性和保密性，采取措施保障檔案信息的安全和保密，防止檔案信息泄露和損毀。
為了確保檔案的安全性，我們在系統當中設置了各種各樣的安全管理機制，比如說，USBKEY、登錄安全、數字證書、防擴散水印等等，可以說是在檔案管理的各個層面都有保護機制。
02孫小青：從2個經典項目案例，看檔案管理痛點和方案
山東新未來系統集成有限公司，致力于山東省內智慧城市、智慧數據管理與檔案智能化行業的咨詢、承接、服務、建設發展，自2016年起進入檔案行業，在深入行業的服務過程中不斷的積累經驗，結合公司的技術能力，在山東省服務了近百家單位。2023年國際檔案日，山東新未來跟我們分享了兩個非常經典的項目案例：某縣政府、市水利局。
1）某縣政府項目
某縣政府在項目實施前，面臨著比較多的檔案管理痛點，比如：管理分散難沉淀、人員變動頻繁文檔易丟失、出現問題無法追溯、文檔量大管理困難、紙質文件成本高、利用安全難管控、業務檔案管理不規范等等。
山東新未來協助某縣政府從4各方面，升級了檔案管理的方式和方法。
檔案收集：聯通OA、釘釘等業務平臺。某縣政府在這些平臺中已經設置好組織架構。會博通軟件可以將單位的組織架構通過接口直接投射到平臺中，根據業務層級進行多權限管理，這樣就可以多部門多業務口均可在自己權限范圍內進行文檔上傳，查閱和使用。
檔案管理：平臺可對文檔和檔案進行流程化管理，比如公文的流轉，從公文模板，公文擬寫到審批和下發均可在平臺上完成，并將完成了公文進行歸檔入庫，完成檔案的全生命周期管理。
檔案存儲：所有的文檔均保存在會博通數據庫中，保證了文件不丟失。
檔案利用：某縣政府使用客戶端和手機端，所有用戶均可在自己權限范圍內進行文件的查詢和借閱，使用，并且形成文檔的使用日志，保證了信息使用的及時性，安全性，規范性，可追溯性。
2）市水利局項目
市水利局項目是一個比較特殊的項目。特殊的地方在于水利局原來的檔案庫房硬件改造空間有限，基于全省檔案工作業務建設評價工作要求，過審難度大，檔案信息化建設在評價中比重也比較大。
山東新未來從信息化的建設處著手，協助市水利局進行檔案體系建設：一是和省里的OA系統打通，實現了所有下發的公文直接歸檔入庫；二是響應2020年6月份新修訂的《中華人民共和國檔案法》的要求，對入庫的檔案資料使用電子歸檔章功能，確保了檔案資料程序規范，提前實現了電子檔案單軌制歸檔。
經過檔案體系建設升級，市水利局高分獲評2022年度全省檔案工作業務建設示范單位。
“奮進新征程、蘭臺譜新篇”，在2023國際檔案日來臨之際，我們很榮幸有機會跟大家一起探討“數字化檔案管理”課題。希望本次的交流分享，能夠給到或觸發大家對于檔案管理的一些新看法、新認識。讓我們帶著新的認知，邁入更為廣闊的檔案新世界！
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