檔案管理機器人有什么用？
機器人的概念大家都不陌生。機器人是一種能夠執(zhí)行特定任務的機械裝置。它們通常具備感知、決策和執(zhí)行的能力，可以自主地完成工作，而無需人類的直接干預。機器人可以根據(jù)預先設定的程序或通過學習和適應來執(zhí)行任務。如今會博通和愛普生中國，聯(lián)合研制了檔案管理機器人，讓檔案管理工作更高效、更便捷。
01檔案管理機器人可以將文件資料快速數(shù)字化
檔案機器人配備有掃描儀，通過掃描儀，可以將紙質(zhì)文件快速電子化。檔案管理機器人采用的是愛普生掃描儀。愛普生成立于1942年5月，總部位于日本，是一家數(shù)碼影像領(lǐng)域的全球領(lǐng)先企業(yè)。愛普生掃描儀，擁有自動雙面高速掃描、自動糾偏/圖像處理、自動形成雙層PDF的特性，可以輔助用戶快速將文件資料數(shù)字化。
02檔案管理機器人可以快速收集文檔資料
檔案管理機器人可根據(jù)業(yè)務需求包含多個“文檔錄入小分身”，每一個小分身可放置在文檔資料產(chǎn)出的地方，實現(xiàn)文檔資料當即產(chǎn)出當即數(shù)字化的結(jié)果。比如，對于某些必須要以紙質(zhì)形式存在的法律文件或合同，某些要求以紙質(zhì)形式提交特定的表格或申請文件；某些需要進行線下簽名或蓋章等形式授權(quán)的文件，均可以隨時隨地通過“文檔錄入小分身”敏捷數(shù)字化。
03檔案管理機器人可以推動文檔資料的合規(guī)化管理
會博通檔案管理機器人緊貼“三合一”制度要求，將國家和行業(yè)的標準規(guī)范融合在軟件當中，讓用戶使用會博通，就能夠非常簡單的進行規(guī)范化的檔案管理。會博通檔案管理機器人的合規(guī)化包括標準化檔案結(jié)構(gòu)管理，即用戶在新建分類時可獲取按照上級單位要求制定的分類模板，并把分下下所管理的檔案著錄屬性以及檔案表格等一并繼成。新建后即可按照上級單位規(guī)定的檔案管理規(guī)則，標準化地完成檔案的全生命周期管理工作。
04檔案管理機器人具有強安全強監(jiān)管的特性
會博通檔案管理機器人擁有四大安全策略，分別是登錄安全、利用安全、存儲安全與痕跡可尋，可對從用戶登錄系統(tǒng)到瀏覽的全“旅程”進行監(jiān)控，有效保障檔案安全。
第一是登錄安全：會博通系統(tǒng)通過錯密鎖定、強制復雜密碼、機器指紋登錄，驗證碼登錄、賬密加密傳輸、支持SSL網(wǎng)絡加密技術(shù)等技術(shù)手段，給企業(yè)文檔資料管理系統(tǒng)安上了一個密不透風的“大門”，任何和文檔資料無關(guān)的人員都無法通過大門的考驗，接觸到企業(yè)核心的文檔資料。
第二是利用安全：會博通采用與用戶工作職能相適應的權(quán)限體系進行多維度授權(quán)，系統(tǒng)可以區(qū)分閱讀條目與內(nèi)容權(quán)限，區(qū)分自己創(chuàng)建與他人創(chuàng)建的知識的權(quán)限，使用者可以不用通過下載即可預覽文檔資料，每個文件在傳輸?shù)倪^程中會被打上防擴散水印，確保文件的使用安全。
第三是存儲安全：會博通支持數(shù)據(jù)庫存儲和文件服務器存儲；支持本地、網(wǎng)絡和FTP存儲；支持分布式分區(qū)存儲；支持病毒掃描與加密存儲，嚴防SQL注入和禁止惡意程序上傳。會博通系統(tǒng)的多種存儲方式就是為了全方位保障企業(yè)文檔資料多途徑有地可存。會博通還會自動識別惡意軟件，一旦系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)惡意軟件的上傳，隨即便會打開保護模式阻斷惡意軟件的上傳和擴散。
第四是痕跡可循：會博通系統(tǒng)利用用戶登錄監(jiān)控、應用操作行為監(jiān)控、工作流程監(jiān)控、類似于黑匣子的操作痕跡記錄、監(jiān)控信息統(tǒng)計與分析多種方式，實時保障文檔的安全。只要在系統(tǒng)當初瀏覽過企業(yè)文檔資料，系統(tǒng)就會自動保存其瀏覽記錄，一旦發(fā)現(xiàn)哪個文檔資料出現(xiàn)泄露，通過痕跡可尋即可找到對應的責任人，幫助企業(yè)快速找到泄密者。
05檔案管理機器人提供登記與統(tǒng)計的功能
倘若組織用戶想要使用某份文件、檔案或知識，可直接跟檔案管理員聯(lián)系，由其進行登記并借出。登記功能可以詳細記錄文件檔案的流向，避免檔案泄露，確保檔案安全。此外，會博通還提供了檔案統(tǒng)計的功能，通過該功能用戶可以對一個時間段的資料情況進行統(tǒng)計，以充分了解檔案資料的詳細工作情況以及組織的運轉(zhuǎn)情況。
會博通檔案管理機器人可以說是貫穿了文檔的全生命周期管理。從文檔生成之后的數(shù)字化、到數(shù)字化之后的存儲、管理、利用等等都可以在檔案管理機器人上進行操作，可以說是在“無紙化”辦公的模式下，最大化保障組織利益的工具體系。
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