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檔案在系統中歸檔完成后,如何鎖定狀態,避免誤操作導致的增刪改?
今天就來為大家介紹會博通系統中一個非常非常實用的功能——檔案注冊。檔案注冊可以固化檔案的歸檔狀態,對檔案進行進一步鎖定保護,同時便于檔案統計與管理。
檔案注冊后,會發生以下調整:
1、 鎖定檔案的增刪改權限
注冊后即確定了檔案的歸檔狀態,就如同紙質檔案已經入盒并合上;即便是有權限的用戶,也不能再進行增刪改操作,只能閱讀。
2、 可勾選自動重編歸檔號
注冊后,既可對所有盒內、卷內條目批量編制歸檔號,亦可在插件/卷和調整排序后進行歸檔號的重編。
3、 可加蓋電子歸檔章
如采用單套制的歸檔方法,亦可按需加蓋電子歸檔章;加蓋后既可做“去技術化”處理,亦可確認該文件的歸檔狀態。
4、 會自動計算并納入綜合統計
注冊后,系統會自動計算與提取計算盒/卷內文件的頁數、數量、起止時間等,并將該盒或該卷檔案計入綜合統計。
總而言之,檔案注冊能確定檔案的歸檔狀態,更好保護檔案;也支持重編歸檔號、加蓋電子章,并納入綜合統計,方便進一步管理,是應用頻率非常高的功能之一。
以上就是本次分享的內容。歡迎關注會博通,獲取更多檔案管理小技巧。
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