【技巧】用好檔案二維碼,總被領(lǐng)導夸! 查閱、借還、盤點、防盜一碼多用!

2024/11/20 18:21:03         來源:         作者:小博        瀏覽量:  1

今時今日,還有人不知道用電子碼來管理檔案嘎嘎好用?

滴滴一掃,檔案信息全在手,查閱、借還、盤點、防盜一碼多用,效率簡直起飛!

 

話不多說,會博通又要來分享檔案管理小技巧了,看完你也是“碼”林高手!

 

1、專屬條形碼/二維碼

會博通系統(tǒng)中的每一個文件、每一份案卷,都可以生成專屬條形碼或二維碼。在屬性界面內(nèi),可以查看對應的碼。

 

問題來了,怎么將碼與實體檔案一一對應?說個大招:選擇多份文件,用[表格打印]功能,一次性批量打印出來,就可以一一對應貼到實體檔案上了。

 

 

如果實體檔案原本有標簽信息,比如合同上有編號二維碼、RFID電子標簽等,還可以將它們統(tǒng)統(tǒng)補充進檔案屬性標簽分頁中,就問方不方便!

 

 

2、電子碼的多種應用

將會博通系統(tǒng)中的電子條目與實體檔案一一對應后,只要有掃碼槍或移動端(比如手機),就可以隨時掃碼進行:

(1) 查看檔案信息:掃碼就能依權(quán)限查看檔案的著錄信息,如保管期限、內(nèi)容摘要、存放地點等;

(2) 查閱檔案內(nèi)容:掃碼可以查閱檔案的電子版正文、附件、關(guān)聯(lián)文件等,甚至是光盤檔案里面的聲像內(nèi)容;

(3) 登記借還:在需要辦理紙質(zhì)檔案登記或借還時,掃一掃即可快速登記,就像在圖書館借還書一樣便捷;

(4) 檔案盤點:通過掃條碼或電子標簽來盤點,盤點效率高、省時省力;

(5) 檔案防盜:用電子標簽來進行實體檔案的防盜,如應用在檔案庫房、檔案室中。

 

最后,電子碼不僅可用于文檔,還可應用在物品、資產(chǎn)管理上,輔助管理更全面。

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