【分享】急！紙質歸檔文件破損、字跡模糊怎么辦？檔案管理之修整

在整理紙質歸檔文件時，發現紙張出現破損開裂，該怎么處理？某頁文件字跡模糊退變了，可繼續裝訂嗎？文件原有的金屬釘生銹了，要去除嗎？……以上這些，其實都是在檔案修整階段需解決的問題。今天會博通就來聊聊紙質歸檔文件的修整。

一、檔案修整是什么？

為了確保檔案的長久保存和有限利用，在歸檔文件裝訂前，需要對文件材料進行全面的“質量檢查”，比如檢查文件的紙張完好度、字跡清晰度、裝訂用品是否合格等等，對不符合要求的文件進行必要的修整。 

一般來說，修整包括對破損文件進行修復、對字跡模糊或易退變的文件進行復制、去除不合格裝訂用品、對幅面過大的紙張進行折疊等。不同情況該如何修整？下面我們分情況來看看。

二、不同情況的修整方法

1、破損文件-修復

如果歸檔文件出現破損，需按照《檔案修裱技術規范》(DA/T25一2000)進行修復。修復技術包括修補與托裱，目的都是為了盡可能恢復文件的原有面貌，以長期保存。

修補：選擇與破損檔案紙張相同或相近的補紙，用黏合劑粘補，使檔案盡可能恢復完整。適用于檔案整體強度尚可，但存在局部殘缺、開裂、脆弱等的情況，技術包括補缺、補裂、局部加固、接邊等。

托裱：用黏合劑將紙張貼覆在嚴重破損的檔案之上，從而進行整體加固。適用于出現嚴重霉爛、糟朽、絮化、脆化、破碎等導致整體強度較差的檔案，包括干托法、濕托法。

2、字跡模糊、易退變-復制

依據《歸檔文件整理規則》（DA/T 22—2015），歸檔文件存在字跡模糊或易退變的，應予復制。當下一般宜采用靜電復印、單面復印的方式，將原件與復印件同時保存。

對于打印機打印的文件來說，不同打印字跡的耐久性有所差異。參考來說，激光打印件的字跡耐久性更好，檔案材料更宜使用激光打印字跡。噴墨打印件、針式打印件的字跡耐久性較低，更容易出現字跡擴散、退變。

3、裝訂用品-按保管期限要求

除了檢查紙張、字跡外，還需檢查歸檔文件上原有的裝訂物。應依照保管期限要求，去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品，比如曲別針、大頭針、燕尾夾、塑料裝訂夾、塑料封等。如原裝訂方式符合保管期限要求，也可不去除。

所以，對于本文開頭提到的情況，如發現原文件上有生銹、腐蝕了的金屬物，裝訂前必須先去掉，再根據文件的保管期限，來確定對應的裝訂方式與材料。

4、幅面過大-折疊

遇到紙張幅面過大的文件，如圖紙、報表等，需在不影響使用效果的前提下進行折疊。一般按A4規格折疊，并要確保折疊后能平整地放入檔案盒中，不影響后續查閱。

折疊時，需控制折疊數，并保持折痕整齊，避免影響文件內容及字跡；如果頁數較多，宜單張折疊，并注意露出文件的歸檔章、頁碼或圖號等。

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