【分享】急!紙質歸檔文件破損、字跡模糊怎么辦?檔案管理之修整

2024/12/2 15:45:48         來源:         作者:小博        瀏覽量:  1024

在整理紙質歸檔文件時,發現紙張出現破損開裂,該怎么處理?某頁文件字跡模糊退變了,可繼續裝訂嗎?文件原有的金屬釘生銹了,要去除嗎?……以上這些,其實都是在檔案修整階段需解決的問題。今天會博通就來聊聊紙質歸檔文件的修整。

 

一、檔案修整是什么?

為了確保檔案的長久保存和有限利用,在歸檔文件裝訂前,需要對文件材料進行全面的“質量檢查”,比如檢查文件的紙張完好度、字跡清晰度、裝訂用品是否合格等等,對不符合要求的文件進行必要的修整。 

一般來說,修整包括對破損文件進行修復、對字跡模糊或易退變的文件進行復制、去除不合格裝訂用品、對幅面過大的紙張進行折疊等。不同情況該如何修整?下面我們分情況來看看。

 

二、不同情況的修整方法

1、破損文件-修復

如果歸檔文件出現破損,需按照《檔案修裱技術規范》(DA/T25一2000)進行修復。修復技術包括修補與托裱,目的都是為了盡可能恢復文件的原有面貌,以長期保存。

修補:選擇與破損檔案紙張相同或相近的補紙,用黏合劑粘補,使檔案盡可能恢復完整。適用于檔案整體強度尚可,但存在局部殘缺、開裂、脆弱等的情況,技術包括補缺、補裂、局部加固、接邊等。

托裱:用黏合劑將紙張貼覆在嚴重破損的檔案之上,從而進行整體加固。適用于出現嚴重霉爛、糟朽、絮化、脆化、破碎等導致整體強度較差的檔案,包括干托法、濕托法。

2、字跡模糊、易退變-復制

依據《歸檔文件整理規則》(DA/T 22—2015),歸檔文件存在字跡模糊或易退變的,應予復制。當下一般宜采用靜電復印、單面復印的方式,將原件與復印件同時保存。

對于打印機打印的文件來說,不同打印字跡的耐久性有所差異。參考來說,激光打印件的字跡耐久性更好,檔案材料更宜使用激光打印字跡。噴墨打印件、針式打印件的字跡耐久性較低,更容易出現字跡擴散、退變。

3、裝訂用品-按保管期限要求

除了檢查紙張、字跡外,還需檢查歸檔文件上原有的裝訂物。應依照保管期限要求,去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品,比如曲別針、大頭針、燕尾夾、塑料裝訂夾、塑料封等。如原裝訂方式符合保管期限要求,也可不去除。

所以,對于本文開頭提到的情況,如發現原文件上有生銹、腐蝕了的金屬物,裝訂前必須先去掉,再根據文件的保管期限,來確定對應的裝訂方式與材料。

4、幅面過大-折疊

遇到紙張幅面過大的文件,如圖紙、報表等,需在不影響使用效果的前提下進行折疊。一般按A4規格折疊,并要確保折疊后能平整地放入檔案盒中,不影響后續查閱。

折疊時,需控制折疊數,并保持折痕整齊,避免影響文件內容及字跡;如果頁數較多,宜單張折疊,并注意露出文件的歸檔章、頁碼或圖號等。


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