創新文檔管理：集中管理，全員參與，規避經濟損失風險！

在當下這個數字化時代，文檔管理已經成為企業運營中不可或缺的一環。但隨之而來的管理難題，如同一場沒有硝煙的戰爭，讓企業領導者倍感頭疼。

比如，要找一份文件卻不知道去哪里找，問遍相關人員都沒有，負責人離職前也不知道有沒有交接；再如，公司管理人對各部門產生的重要文檔不知情，也沒有相關的統計匯報，導致對經營情況掌握不完整；還如，文檔管理由公司人員兼任，依靠經驗習慣來分類，歸檔不專業，每次查找都要耗費半天，還可能出現重要文件丟失、機密泄露等情況，導致無法預料的經濟損失……

諸如此類的文檔管理痛點，不僅影響企業正常運作，還可能導致企業面臨經濟損失、競爭力下降等諸多風險。 

同時，管理成本也是個大問題，并不是每個企業都有預算組建一只完整、專業的檔案管理團隊，更多是單槍匹馬、甚至兼任兼管。

在這種情況下，部分敏銳的企業，率先引入了一種“全員參與，集中管理”的創新式文檔管理模式。應用這種模式，即使人力有限、即使不懂檔案管理，也可將企業文檔管理得井井有條，兼顧效率、規范性、安全性，如何做到？

原來，這是基于會博通檔案管理機器人解決方案。使用該方案，全員可參與掃描上傳，管理人員能輕松、規范、高效地集中進行文檔管理。下面直接用案例來說話。

案例一來自一家事務所

事務所員工不到二十人，檔案工作由行政人員兼任，主要負責分類儲存公司內的各種證照、合同、報表等。隨著業務增長，掃描整理越發耗時，收文檔更要追著各部門催，經常收不齊，要用又難找。

管理方案：

引入一套會博通檔案管理機器人“貓仔”，放辦公室內由行政管理。“貓仔”包括了高可靠高配置工業電腦、會博通檔案管理系統軟件和高速掃描儀。無需安裝，即插即用。

會博通系統功能覆蓋文檔收、管、存、用全流程，符合國家規范，操作易上手。事務所行政人員并非專業檔案員，但用會博通系統很快就熟練了，將企業的各類文檔管理得井井有條，應對查找需求也更迅速，工作效率大大提升。

同時引入一套掃描機器人“龜仔”，放在公共辦公區內。“龜仔”包括了工業級觸屏電腦和高速掃描儀，內置智能專業上傳程序。

事務所內誰有文件要歸檔，可立刻掃描紙質文件或上傳電子文件，系統會自動歸集，操作簡單。并且，由于上傳是“單行道”，上傳人員接觸不到其他文檔，能大大避免信息安全風險。

案例二來自一家制造業企業

這家企業內設有采購、銷售、技術等部門及生產車間，并在外地有分公司。企業內文檔涉及類別雜，文檔數字化工作量大，查用更要層層問詢耗時長。

管理方案：

省去軟硬件分開采購，直接一步到位引入會博通檔案管理機器人“貓仔”，由總部檔案管理員操作。不僅能按需設置多個檔案全宗，還可自定義分類架構、檔案表格，并支持檔案檢索、借用登記、檔案統計等，讓文件資料易找、易利用、規范儲存。

同時引入4套掃描機器人“龜仔”，在外地分公司、生產車間各放1套，公司總部放2套。由于操作簡單，有授權人員都可參與數字化上傳，一套系統最大可支持200個賬戶上傳。這讓檔案資料的收集更加及時、完整，收集與管理效率也大大提升。

通過分布式的數字化入口上傳，集中統一管理——這就是全員參與，集中管理。

這不僅能優化原本集中收集、掃描、上傳的工作流程，避免人力與時間成本消耗在低效益環節，還能構建自上而下、能適配組織架構的個性化歸檔網絡。

更重要的是成本可控，企業擴張也能靈活適配。增設分公司？不一定需要增配檔案團隊，可能只需增配一或幾套“龜仔”就可以覆蓋式管理。

會博通檔案管理機器人方案，以其廣泛的適用性和強大的功能，適用于黨政機關、制造業、工程建設、服務業、教育等多個行業，能覆蓋從文檔、文書、項目文件、合同、證照到人事檔案、學籍、教學資料、基建等各類文檔檔案的綜合管理需求。

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