工程檔案管理系統:有序分類、實時監控、全過程文檔高效管理!

2024/9/25 12:12:45       來源:公司資訊        作者:小博       瀏覽量:  0

隨著建筑行業的蓬勃發展,工程項目的復雜性與日俱增。工程檔案作為工程項目的記錄載體與重要組成部分,需納入建設全過程管理并與工程建設同步,在各行各業數字化轉型的疊加態下,工程檔案管理需破解的痛點也愈加復雜:

管理標準不一:工程項目涉及多個參與方,包括建設、承建、監理單位等,往往缺乏標準化、規范化管理,歸檔標準不統一、共享協作不方便;

收集工作量大:工程項目涉及資料量大,滾動速度快,形式多樣化,在項目過程中需實時收集,數字化與手工整理工作量大;

歸檔工作復雜:工程檔案專業性強,檔案資料需保障完整性、準確性、真實性,且不同的歸檔文件有不同的質量規定,審核工作量大、歸檔效率難提升;

同步與追溯困難:工程項目周期長,隨著項目推進,檔案資料進度難以實時同步相關方;工程項目量多時,文件追溯與檢索困難……

工程檔案對于確保工程質量、驗收維護與未來擴建至關重要。在效率為先的時代,如何將傳統的檔案管理工作遷移到數字化平臺,實現規范化、高效化管理,是當前工程檔案管理面臨的重要課題。

會博通工程檔案管理系統

針對工程項目檔案管理的諸多痛點,會博通結合多年數字化研發與服務經驗,推出了合規、高效、規范的工程檔案管理系統,支撐工程檔案全生命周期的規范管理、實時監控、多方協同等需求,并通過分布式錄入與流程化歸檔,助工程檔案歸檔工作化繁為簡,提高工程項目管理效率。

1、工程檔案全生命周期管理

提供檔案資料從采集、錄入、整理、掃描上傳、入庫、利用、編研、到注銷等全生命周期管理功能,支持工程項目的全過程文檔管理,涵蓋圖片、視頻等多形式,可實現實體與電子檔案資料的統一規范管理。

2、多方式采集,歸檔更高效

支持多種采集錄入方式,可從OA、ERP等第三方平臺一鍵將文件歸檔至檔案系統;還可通過分設各地的掃描機器人,快速將工程現場文件數字化上傳,助歸檔及時高效。

3、流程化歸檔,進度實時同步

支持流程設計,可自定義打造歸檔流程,靈活串聯各環節各單位,實現檔案資料的流程化歸檔與移交;通過流轉進度,相關人員可實時監控項目資料到位情況。

4、表格套打,整理更便捷

提供表格套打功能,可直接在系統中套打檔案封面、目錄、備考表等,無需二次人工操作,并支持自定義表格樣式,輔助紙質檔案資料整理更便捷。

5、自定義架構,貼合管理需求

工程項目架構層級化,應用會博通可打造自定義檔案全宗、分類、屬性等的專屬管理架構,并提供標準化分類模板,助力多門類檔案資料的分類規范存儲管理。

6、秒級搜索,依權限查閱

支持關鍵詞檢索、組合檢索、全文檢索、搜索類等,結果依權限展示;不具備權限可申請借用,依審批在時限內查閱;閱讀時文檔帶防擴散水印,規范項目各方查用。

7、智慧檔案庫房,查找更迅速

工程項目涉及大量實體文件材料,通過智慧檔案庫房,可實現紙電聯動互查,快速定位各類文件材料的存放位置;支持庫房分區、A/B面管理、環境監測等。

8、多維安全策略,保障信息安全

具有加密儲存、加密傳輸、權限管理、密級管理、IP訪問限制、機器指紋、用戶行為/文件操作日志等安全機制,痕跡可查,重要工程技術資料嚴防擴散。

會博通提供免費演示與方案定制服務,在會博通官網或公眾號可預約。

關于會博通

隨著技術不斷進步和市場需求不斷變化,工程檔案管理工作亦會面臨著更多維、更復雜的挑戰。深耕文件、檔案、知識一體化管理領域超30年的會博通,將根據客戶實際管理需求,提供專業化、個性化的工程檔案管理解決方案,以滿足更高層次的項目管理需求,發揮檔案管理的更高效能。

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