檔案數字化流程揭秘:檔案目錄數據庫建立的6個步驟

2024/10/10 18:39:15       來源:        作者:小博       瀏覽量:  0

 

 

檔案數字化處理,需經過哪些流程?

 

會博通參考檔案行業標準《紙質檔案數字化規范》(DA/T 31-2017),及團隊在檔案數字化項目中的實戰經驗,將檔案數字化處理流程總結為以下七大環節

 

數字化前處理、目錄數據庫建立、數字化數據采集、數字化數據處理、圖像質量檢查、數字化數據存儲、數字化后處理。流程見圖如下:

 

 

針對檔案數字化處理過程中的各項要點,會博通特別推出《檔案數字化流程大揭秘》欄目。本期我們要分享的環節是:目錄數據庫建立

 

01目錄數據庫建立

在檔案數字化工作中,目錄數據庫建立是至關重要的一環它不僅關系到檔案信息的完整性和準確性,還直接影響到檔案的長期保存和利用效率,是實現檔案數字化管理的關鍵

 

目錄數據庫建立一般包括以下步驟:

 

1、 制定規則

2、 數據庫格式選擇

3、 數據庫結構設計

4、 檔案著錄

5、 數據錄入

6、 檢查數據質量

 

需強調的是,不同組織機構對檔案數據庫的需求不同,數據庫設計和實施的重點也有所差異。比如,企業檔案數據庫可能側重分類架構的可拓展性,以及與職能匹配的權限管理;學校檔案數據庫可能側重多媒體資源儲存與精準檢索。

 

在構建目錄數據庫前需先進行調研,明確具體管理需求,如用戶包括誰(哪個部門、多少人)、重點關注什么功能(需解決什么問題)、檔案數據來源、是否需集成對接等,數據庫的實施才能更符合實際應用。在這方面,在會博通為客戶進行專業化方案定制前,項目團隊會先進行詳盡的需求調研,再根據組織需求量身定制應用方案。

 

 

02目錄數據庫建立要點

 

制定規則

規范:應制定目錄數據庫數據規則,包括數據字段長度、字段類型、字段內容要求等。目錄數據庫數據規則的制定應符合DA/T 18對檔案著錄的要求。在紙質檔案目錄準備與目錄數據庫建立工作中均應嚴格遵守。

 

數據庫格式選擇

規范:數據庫選擇應考慮可轉換為通用數據格式,以便于數據交換。

 

說明:所選定的數據庫格式,應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。

 

數據庫結構設計

規范:數據庫結構的設計應特別注意保持檔案的內在聯系,有利于紙質檔案數字化成果的管理和利用。

 

說明:良好的數據庫結構對于數據的存儲和檢索效率來說至關重要,必須根據業務需求和應用目標來設計,如需包含的數據表字段、數據表之間的關系等。對此,亦可選擇會博通系統這種成熟穩定的檔案管理系統軟件,可確保數據庫的結構既能滿足當前需求,也能適應未來發展。 

 

檔案著錄

規范:將紙質檔案數字化前處理工作中對紙質檔案目錄進行修改、補充的結果錄入數據庫,形成準確、完整的目錄數據。

 

說明:檔案著錄應當準確、詳細、完整,真實反映檔案的內容和形式特征。在會博通檔案系統中著錄時,可通過自定義功能,精細定義系統中每一份檔案案卷的屬性。如:文書檔案的屬性可定義為文號、題名、文件日期、密級等,合同檔案的屬性為合同編號、合同名稱、簽訂日期等。還可設定及套用屬性模板,減少重復工作,提高著錄效率。

 

 

數據錄入

說明:為了確保檔案信息的規范性和一致性,須按照檔案著錄結果,準確錄入檔案信息。同時,在檔案數字化前處理工作中,對于紙質檔案目錄所作的修改或補充的備注,也應錄入到數據庫中,以確保檔案目錄數據的準確性和完整性

 

檢查數據質量

規范:可采用計算機自動校對與人工校對相結合的方式,對目錄數據的質量進行檢查,包括著錄項目的完整性、著錄內容的規范性和準確性等。發現不合格的數據應及時進行修改。

 

目錄數據庫建立之后,在數字化數據采集這一環節有哪些步驟?要注意什么?下期《檔案數字化流程大揭秘》欄目我們將繼續分享,歡迎關注!

 

會博通,讓文檔為組織賦能

會博通源自1988年,專注于知識管理領域超30年,推出了覆蓋黨政軍、制造、工程/房地產、能源、交通運輸、證券金融、教育科研、信息咨詢、醫藥等十大行業的行業應用解決方案,致力于為客戶提供個性化、專業化的檔案管理服務。歡迎關注會博通官網或公眾號了解更多。

 

 

免責聲明:部分文章信息來源于網絡以及網友投稿,本網站只負責對文章進行整理、排版、編輯,是出于傳遞更多信息之目的,并不意味著贊同其觀點或證實其內容的真實性,如本站文章和轉稿涉及版權等問題,請作者在及時聯系本站,我們會盡快處理。
更多資訊
主站蜘蛛池模板: 中文字幕乱码人妻综合二区三区| 亚洲欧美日韩综合久久久久| 亚洲综合综合在线| 亚洲精品国产综合久久一线| 一97日本道伊人久久综合影院| 激情伊人五月天久久综合| 日日AV色欲香天天综合网| 伊人久久中文大香线蕉综合| 色偷偷91久久综合噜噜噜| 久久综合九色综合精品| 亚洲国产综合AV在线观看| 色综合久久中文字幕综合网| 婷婷综合激情五月中文字幕| 久久综合亚洲鲁鲁五月天| 色综合久久久无码中文字幕| 亚洲欧美日韩综合久久久久| 色噜噜狠狠成人中文综合| 亚洲欧洲自拍拍偷综合| 激情五月婷婷综合| 亚洲五月综合缴情在线观看| 色悠久久久久久久综合网| 久久一区二区精品综合| 久久狠狠一本精品综合网| 卡通动漫第一页综合专区| 亚洲丁香婷婷综合久久| 亚洲国产精品综合久久2007| 天天爽天天狠久久久综合麻豆| 久久综合视频网站| 亚洲狠狠色丁香婷婷综合| 欧洲亚洲综合一区二区三区| 伊人亚洲综合青草青草久热| 久久综合五月丁香久久激情| 色婷婷久久综合中文久久蜜桃| 天天做天天爱天天爽综合区| 亚洲欧美日韩综合久久久久| 天天狠狠色综合图片区| 韩国亚洲伊人久久综合影院| 色狠台湾色综合网站| 97久久综合精品久久久综合| 综合无码一区二区三区| 国产精品综合一区二区三区|