企業規范化的文檔管理

企業做好文檔管理工作可以有效提高員工的工作效率和質量，同時也可以保護文檔信息。當前，企業文檔管理工作正面臨著深刻的改革，那么在這樣的環境下，我國企業應該如何做好文檔管理工作呢？下面會博通給你分享一些企業文檔管理的方法：

規劃好企業文檔管理工作

1.規范化、科學化的文檔管理，是企業首要做好的一項基礎性工作。

文檔是一種重要信息資源，他是企業的成果文件，承載著企業發展經營中的經驗，過程以及結果，文檔管理工作作為信息產業的組成部分，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。

2.增強做好文檔工作的自覺性，積極拓展文檔信息資源。

進一步增強做好文檔管理工作的自覺性，盡快突破辦公室當前文檔以個人為中心的管理方法，行政、人事文檔保管單一的階段，在規范文檔管理的前提下積極拓展文檔管理以及共享的范圍是當前文檔管理工作的一個重點。

3.自覺提高業務技能，適應新形勢下文檔工作的新要求。

努力提高自身專業知識和業務能力，認真研究文檔工作中遇到的新情況、新問題，完善文檔管理制度加強文檔管理的規范化建設，健全各項文檔制度，制定相關管理制度，這是新形勢下文檔管理工作的基本要求。文檔工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。

4.建立健全文檔管理制度，確保文檔管理工作規范化開展。

文檔資料是企業專有知識的主要載體，是一種無形資產，也是企業的寶貴財富。為保文檔信息資源不流失，要建立健全文檔管理制度，有了規章制度的規范和約束，才能保證文檔工作規范化的實施開展，這也是文檔管理工作順利進行的保證。很多企業覺得文檔都有交接，企業經驗可以延續下來，其實并不然，文檔的易用性和可用性還是存在非常大的局限性。

利用文檔管理系統做好文檔管理工作

文檔對于企業是非常重要的，所以文檔管理系統對企業更是重要，可以方便企業尋找，管理。而最常見的企業文檔一般都以電子文檔的形式存在，比如會博通綜合知識管理系統.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式等;從內容上，可能是商務合同、會議記錄、產品手冊、客戶資料、設計文檔、競爭對手資料、項目文檔等。這些文檔，可能是過程性質的，也可能是公司正式發布的文檔，可能處在編寫階段，也可能是已經歸檔不能再修改的。

隨著信息化進程，文檔管理越來越受到企業的重視，但是企業在進行文檔管理的過程中，經常會碰到以下的問題：海量文檔存儲，管理困難;查找緩慢，效率低下;文檔版本管理混亂;文檔安全缺乏保障;文檔無法有效協作共享;知識管理舉步維艱等。因此，企業需要打造一個高效，安全，易用的文檔管理軟件。通過該系統軟件，企業可以集中存儲和管理海量的文檔和各類電子文檔。系統提供了更加嚴謹和靈活的權限管理機制和文檔共享機制。通過文檔管理系統，企業可以很安全和便捷的管理文檔的存儲，分發，打印和下載;以及在線預覽，文檔檢索，流程管理和審核等。

實現規范化的企業文檔管理

1、 采用文檔管理系統實現集中統一的管理。

每一位用戶都可以在文檔管理系統中擁有一個私人的存儲空間，以便于存放日常工作的文檔。而部門以及企業層面的文檔則按照權限開放給用戶應用。集中統一的管理不僅能幫助企業將員工的文檔資料統一管理起來，并且可以使得文檔資料根據權限公開應用，讓員工可以隨時應用。

2、 采用規范化的變更流程，留存變更信息以及歷史版本。

擁有權限的會博通用戶都可以對文檔發起變更流程，發起后可套用模板或自由流程實施文檔的變更。變更時，文檔處于鎖定狀態，其他有權限的用戶僅可預覽，待文檔變更審定后，即可替換成最新版本并將舊版本保存成歷史版本供有權限的用戶查閱。文檔進行變更后不僅可以保存歷史版本和替換最新版本，而且變更過程的痕跡、修改的內容等都會保存下載，為您提供最為規范化的管理。

3、 文檔的可流程化處理。

會博通所管理的每一個文檔信息都可以發起流程，不僅用于文檔的變更或借用，還可以進行分析、協同撰寫、審核等工作，可以自由套用流程模板或自由設置流程，以便于實現個性化的文檔工作協同。

4、 規范化成果文檔的管理。

一般企業都對文檔形成的過程做了非常嚴密的管理，但是，一旦文檔形成之后，后續的使用以及權限所屬則受到了非常大的限制，經常會出現，以往的文件找不到、新來的同事看不到等情況，需要經過多方溝通獲取再傳輸的方式，效率低下。會博通除了實現日常的文檔協同工作之外，在流程中即可對成果文檔進行發布或歸檔操作，把成果文件形成的過程以及相關審批表單等信息全部保存下來，發布或歸檔后按照權限提供查閱，避免了成果文檔難以查找應用以及郵件或即時通信工具傳輸造成的版本錯亂及應用不便，大大降低了企業文檔的應用以及管理成本。

5、 使用即開放又規范的方法提高參與度。

企業需要一套能讓組織人員可以實現在業務流程之上和業務流程之中進行文檔管理。意思是，在業務流程中，通過員工合作、收集和共享信息，結合規范化流程、組織慣例使工作更加容易；在業務流程上，如遇到問題時，可以停下工作程序，利用其它方式進行學習、反思、探索和分析來解決問題，這時候即時交流工具、問答平臺、論壇等工具將扮演一個重要的角色。

再者，我們可以上升到知識管理的范疇，重要的知識內容（文檔是知識的主要載體）可以通過知識地圖出現在企業人員的教育契機中，企業人員嘗到了知識地圖帶來的效益，從知識管理中受益，越來越多的組織人員參與到知識管理中，例如繪制以個人經驗的知識地圖供內部應用，從而使得產生更多的且針對性更強的知識地圖，去響應更多的教育契機，讓組織人員不斷學習不斷進步。

6、 搜索平臺是接入文檔的重要工具。

會博通提供強大的檢索功能，支持關鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式，并且檢索結果是根據工作職能與授權決定的，可幫助用戶快速定位所需要的文檔資料。