簡析如何更好的運用知識管理系統

許多知識管理系統項目開始實施的時候其實是站在知識的立場上，而不是站在“知識工作和知識員工需要用什么樣的知識解決他們面臨問題”的立場。許多企業老板講：我們公司經過多年的經營發展，積累了不少經驗、教訓，我要把這些東西“存起來”，我要做知識管理。

我們現在對“知識管理”的認知，是受盛行于美國的方法所影響，也即把“信息科技”和“知識管理”畫上等號，把“知識管理”當成了一個項目在運作。他們認為知識是一個固定的資源池，可以進行細致分類，可以被標準化管理，例如創建知識庫。同時，技術被認為是發掘知識資源的有效工具，這些技術越多越好。正因如此，大多數管理者被此迷惑，紛紛上馬所謂的“知識管理項目”。但是，慢慢地，這些高管會為在“知識管理技術”上所花費的費用感到驚愕，并且，雖然信息被大量囤積，知識被大量地“制造”，但是對這些知識有什么用、該怎么用？要如何利用信息和知識幫助決策？如何對銷售起到幫助？他們卻毫無頭緒。

我們需要注意以下兩個關鍵點：

一、要思考為什么我們要推行知識管理，企業的關鍵知識在哪里

此時，你要問自己幾個問題：

1、所獲取的知識能否滿足短期的競爭需要？

2、該知識內容是否能幫助您創新和滿足客戶的長期需求？

3、該知識可以應用到什么地方，應該怎樣被應用？

4、如果該知識能很好地被共享和應用，所帶來的的改善是什么？

5、該知識是企業的關鍵知識嗎？

考慮的是定位企業的關鍵知識內容，這些知識內容是可以滿足競爭需要的、可以滿足客戶需求的、可以被有效利用的、可以實現改善目的的。定位好關鍵的知識內容之后，便要使用大數據的理念管理企業知識，因為不同類型、性質的知識內容都有它都有的屬性標簽，此時，采用的知識管理系統不僅需要滿足多層級的分類管理需要，還要支持給知識內容自定義屬性標簽，這一能讓知識內容更新容易被定位，同時也可以響應后續的分析需要。

二、要思考怎樣的知識管理才能給員工真正的帶來幫助與增值

成功實施了知識管理并從中獲取了對應的商業價值的企業都有一個共同點：這些企業的人員都嘗到了知識管理帶來的效益。

當我們遇到了問題和機遇的時候，我們會進入一個非常投入的學習狀態，這一刻所學習的知識好像會比在其他時間學到的更容易使用和保留，這個其實就是教育契機，要把知識掌握牢靠，就是把正確的知識，足夠的細節以及恰當的時間共享給適合的員工。

其中的重點是能有效地響應員工的教育契機，把正確的知識，足夠的細節以及恰當的時間共享給適合的員工，讓員工真正發現知識管理的重要性以及可以帶來的幫助，這個時候我們才能期望員工可以進行分享，甚至我們可以對知識內容進行評價，并設立獎項進行激勵，這是一個長足的良性循環。

很多企業認為知識管理系統的建立是一錘子買賣，往往忽略了維護工作以及與實際工作的結合。市場競爭形勢以及需求是瞬息萬變的，知識內容不僅要適應當前的需要，還要能根據變化以及對應遇到的問題進行維護。這樣不僅要專門的團隊進行維護管理，還要規范化、流程化管理日常工作，讓每次協作都留下與其相關的成果文檔，為企業知識庫不斷地補充重要知識。

在新的知識經濟時代我們所倡導的新型的企業知識管理模式，并非只是人員、信息技術、業務流程三者的簡單組合。知識管理成功的重點在于對重要知識的成功定位，重要的知識內容可以通過知識地圖的形式出現在企業人員的教育契機中，企業人員會嘗到了知識地圖帶來的效益，企業人員也能從知識管理中受益，越來越多的企業人員參與到知識管理中，例如知識地圖的繪制，從而產生更多的且針對性更強的知識地圖，去響應更多的教育契機，讓企業人員不斷學習不斷進步。新的企業知識管理模式結合了對企業過去、現在與未來知識的管理，同樣的，并非傳統意義上的積累、繼承與簡單應用。