公司檔案資料太多？專業高效檔案管理，節省90%成本

檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。

但紙質檔案管理的繁重正在為眾多行業客戶帶來困擾：

制造業：我們每天有上千份的銷售合同，要產生數百份產品技術文件，外加幾千、上萬的員工檔案、怎么也得幾十人的檔案管理團隊，才能忙的過來。

政府機關：我們各個機關單位的檔案材料都是社會發展的重要資料，辦公會議紀要、政府工作簡報、大事記、政務信息都要記錄，經過長時間的積攢，要調閱一份幾年前的檔案，都要好幾個禮拜才能找到，有時找到了還缺失了一部分。

醫療行業：我們醫院醫生和護士總共幾千名，產生的人事檔案幾千份，某個醫生崗位調動，人事檔案調動耗時幾個月。

銀行業：我們每天都要為大批個體，企業辦理各類存款貸款，理財項目，每項業務材料都是重要檔案資料，幾個月，幾年后信貸檔案成堆，有時想要抽查檔案資料，則需要數十個管理員協助。

……

這些海量的檔案資料，管理過程中都會出現成本高，工作量大，查詢難等問題。

會博通結合各大行業客戶服務經驗，以“權限”和“借還”兩大功能體系為基礎，幫助客戶統一管理紙質和電子檔案，實現數字化、高效化管理檔案。

會博通的高效管理體現

1、“錄入”不費時

各類的證照、合同、產品技術文件、人員信息都是企業的重要檔案資料，如果全靠員工一一錄入和整理，不僅耗時耗力，而且成本也高。

現在借助會博通標準化的檔案信息管理，就可以實現分布式的檔案錄入，使用流程化歸檔的方式，由各職能部門各自把所有的紙質文檔錄入系統，形成實物檔案與電子信息一一對應的電子檔案庫，并提交移交歸檔入庫，讓管理人員在會博通系統就能高效管理檔案。

a、檔案分類、目錄清晰

將檔案標準化進行分類是高效整理的第一步，會博通可完全適應各行業個性化的檔案分類需求，無論是合同類、產品類、人事類、經營管理類還是與自身業務息息相關的業務檔案，每樣檔案都能個性化配置。

b、檔案信息“條碼化”

每份電子檔案都能生成自己專屬“條形碼”、電子標簽以及二維碼，上面記錄了每份檔案的基本信息，比如“存放地點”、“檔案編號”等，并且也可快速的實現查找的功能。

為了方便和紙質檔案對應，客戶可以直接在系統批量生成二維碼或者條形碼，打印后黏貼在對應的紙質檔案上，掃一掃就能了解基本信息，以及定位檔案。

2．“借閱”不求人

在檔案紙質管理時代，借閱難倒了很多企業，一來檔案太多找起來麻煩，有些檔案借出去沒還，自己還不知，并且每次借閱都得麻煩人，雙方時間都耽誤了。

會博通提供純線上、純線下以及線上線下結合的借還管理體系，全面記錄檔案的應用情況，從而不再出現檔案資料管理不規范，紙質檔案難尋找、易丟失等尷尬問題。

3.“查”不用等

在紙質檔案管理時代，想要從海量的檔案中查找，需要要叫上幾個管理員一起幫忙，但這時可能就要等他們有空，才能一起幫忙找了。

會博通提供受權限體系管控的檢索功能，支持關鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式，快速找到所需檔案。

4.“還”不超期

紙質檔案因為追回不及時，常常會出現耽誤使用、重要檔案丟失現象。現在可以借助會博通的流程管控系統，可以智能掌控檔案的整個借閱過程。當借出去的檔案資料，超過期限，系統中會出現紅色的警告信息，并且系統也會通過短信、流程代替管理人員智能提醒借閱人。

會博通的功能價值

會博通可以把不同類型、性質的檔案進行分門別類且集中統一管理的平臺，實現檔案的有序化管理，避免出現人員流失造成的檔案丟失，并且還提供權限管理以及借還管理兩個管理體系，實現檔案的規范化應用，解決檔案利用不便，防止檔案去向不明，被惡意擴散等尷尬情況。