這些檔案管理導(dǎo)入條目的方法,一般人都不知道,但會博通軟件懂你!

2022/6/14 0:00:00       來源:知識學(xué)院        作者:小博       瀏覽量:  532

在會博通檔案管理系統(tǒng)中,導(dǎo)入條目實際上就是從Excel 數(shù)據(jù)表格中導(dǎo)入條目信息,如文件清單、卷內(nèi)文件目錄、人員通信錄、單位通信錄、資產(chǎn)清單等。


會博通檔案管理系統(tǒng) 檔案管理系統(tǒng)


數(shù)據(jù)導(dǎo)入有兩個操作入口,即:類型屬性頁面左上角的類型圖標(biāo)下面,有一個Excel 數(shù)據(jù)導(dǎo)入的按鈕:


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再就是,功能工具條上,管理菜單組中,有一個導(dǎo)入條目(Excel)的菜單項:


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點擊以上兩個功能按鈕,進入的操作界面都是一樣的,即:


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此時,瀏覽、選擇要導(dǎo)入信息條目的Excel 文件,程序會測試該文件是否為可供導(dǎo)入的Excel文件。

選好Excel 文件后,一般來說,一個Excel 文件會有多個工作表,如Sheet1、Sheet2、Sheet3等,但程序默認(rèn)只會讀取sheet1 的數(shù)據(jù),測試sheet1 的數(shù)據(jù)是否符合會博通信息導(dǎo)入的格式要求。

導(dǎo)入程序會根據(jù)信息的種類自動判斷和處理Excel 中的列與數(shù)據(jù)庫中的列(字段)的對應(yīng)關(guān)系,如基本、單位、人員、資產(chǎn)和物品等信息種類,其對應(yīng)關(guān)系都會有所不同。

Excel 文件的格式要求如下:


對于基本類信息,列標(biāo)題中應(yīng)至少包括“主題”列(名稱也可為標(biāo)題或題名),導(dǎo)入時,無法與會博通匹配的列,將被忽略或轉(zhuǎn)為附加屬性。列標(biāo)題可以是規(guī)范的標(biāo)題名,如主題、責(zé)任者、文件編號、文件日期等,也可直接為會博通的內(nèi)部字段名如Subject 或Author 等,一個導(dǎo)入列對應(yīng)會博通數(shù)據(jù)庫的一個字段;對于人員類信息,列標(biāo)題中應(yīng)至少包含“姓名”列;對于單位類信息,列標(biāo)題中應(yīng)至少包含一列“單位名稱”;對于資產(chǎn)類信息,列標(biāo)題中應(yīng)至少包含一列“資產(chǎn)名稱”;對于物品類信息,列標(biāo)題中應(yīng)至少包含一列“物品名稱”等。但導(dǎo)入的目錄存在附加屬性名稱和表格列名一致時候會優(yōu)先導(dǎo)入為附加屬性。

各類型目錄對應(yīng)的列標(biāo)題如下:


注:如同一字段有多個對應(yīng)中文名稱,則以英文字段名稱第一優(yōu)先,從左往右第二優(yōu)先;有字段而無內(nèi)容則認(rèn)為其值為空。

Subject:標(biāo)題、主題、題名,姓名、單位名稱、資產(chǎn)名稱、物品名稱


Emergency:緩急程度、性別,單位,計量單位


Tag:文號、文件編號、編號


Author:責(zé)任者、責(zé)任人、作者,工作單位,電子郵箱,生產(chǎn)廠家


FileDate:文件日期、日期,出生日期


Pages:頁數(shù),累計出貨


Description:備注,說明


ZTC:主題詞、關(guān)鍵詞、職務(wù)、單位地址、型號規(guī)格


FLH:分類號、電話、聯(lián)系電話


ArchiveNo:檔號


CBGQX:保管期限 (只能3 種內(nèi)容:永久、長期、短期)


Quantity:數(shù)量、累計進貨


QZH:全宗號


GeogID:地理編碼、網(wǎng)址、存放地點


當(dāng)導(dǎo)入客戶資料數(shù)據(jù)時,Excel 表格中,需要有一個名稱為類型標(biāo)記的列,并且,類型標(biāo)記=CM_Client。

另外,用戶還可以選擇,是否將沒有對應(yīng)關(guān)系的字段列導(dǎo)入為附加屬性。

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詳細(xì)的對應(yīng)關(guān)系,用戶也可以自行在導(dǎo)入屬性頁面進行詳細(xì)的設(shè)置。

以上就是會博通檔案管理系統(tǒng)從excel導(dǎo)入條目的操作說明,希望對您有幫助。想要了解更多檔案管理操作指引,歡迎留言與我們交流互動。



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