工程項目檔案管理系統(tǒng)全面管理實體紙質與電子檔案資料

    會博通工程項目檔案管理系統(tǒng)可以全面管理實體紙質與電子檔案資料，提供完善的文件、文檔、檔案收集、入庫、整理、發(fā)布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等方面進行全過程控制與管理，推動企業(yè)檔案信息管理傳輸?shù)淖詣踊n案資料一體化、標準化、規(guī)范化與共享化。把公司過去與現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用會博通檔案管理平臺進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

    檔案采集管理：建立電子檔案庫，實現(xiàn)實際情況之下的紙質、電子檔案統(tǒng)一存放管理，搭建企業(yè)智慧檔案庫；

    秒速調取檔案：根據(jù)用戶需求，可以實時搜索、OCR識別、進行一鍵分享等，多種途徑快速查找檔案；

    實體庫房電子化：記錄每個檔案盒、檔案格、檔案架的使用情況，充分利用檔案室空間；

    流程規(guī)范化管理：建立標準的檔案管理流程，實現(xiàn)檔案業(yè)務自動化，提高檔案利用率；

    精細化的權限管理：完善的權限控制體系、讓密級管理、操作日志記錄，全面保護所有數(shù)據(jù)安全；

    報表統(tǒng)計分析：提供檔案實時報表統(tǒng)計，比如統(tǒng)計檔案數(shù)量、借閱銷毀等情況，可以達到直觀展示平臺動態(tài)。

    用，即應用，關鍵在于打造高效便捷的應用方式。以往我們對于檔案的調用，通常需要通過線下的層層審批，使用文件檔案管理系統(tǒng)上，所有的審批應用都可以通過線上搞定。這一面向對象的檔案應用模式，使得檔案使用人員的自主性更強，只要有檔案調用的需求，無論何時何地，都可以通過檔案管理系統(tǒng)，一鍵查詢調用。

    管，即管理，關鍵在于流程化的管理。管理的內容還是比較廣的，包括檔案的使用權限管理，檔案管理軟件將以往線下的檔案管理方式，搬到了線上，通過檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員可直接設置不同人員的檔案使用權限進行檔案的使用管理。同時也可通過各種豐富的表單對檔案進行進行更換、批注等各種處理。

    存，即存儲，重點在于檔案的科學層級劃分。企業(yè)的檔案是非常多的，之所以要使用專業(yè)的檔案管理軟件進行檔案管理，最重要的原因之一是，檔案管理軟件提供了非常科學并且符合國家規(guī)范的層級劃分方式，能夠確保檔案歸檔、不重復、不遺漏，具有唯一性。

　 工程項目檔案管理系統(tǒng)，工程公司日常工作就是扎根在各種數(shù)據(jù)、資料當中。做好工程項目檔案管理，對于檔案溯源、案例積淀與學習、數(shù)據(jù)分析調用都有很大的行業(yè)價值。那么如何做好工程？你可以從工程項目檔案管理系統(tǒng)下面這幾個方向來考慮。

　　工程項目檔案管理系統(tǒng)

　　1.做好工程項目檔案的統(tǒng)一、規(guī)范收集

　　所謂工程項目檔案，指的是工程企業(yè)，在為客戶提供工程服務的過程中所形成的，具有查考與保存價值的文件、材料，覆蓋單位從接受、編研、審核、合議、審批到出具報告的全過程。

　　檔案資料類型可大致分為成果報告、依據(jù)文件、財務文檔、人事檔案與其它文件等部分。

　　成果報告又包含報告書正本、各類分析說明文件、計算書、統(tǒng)計匯總表、工程造價審定、技術文件工作底稿等。

　　依據(jù)文件包括委托方提供的資料清單、項目建議書及批件、設計方案、招標文件、工程承包合同、工程預（結）算書、設計變更單（或清單）、施工簽證（或清單）、甲供料明細單、各種調查材料、采集數(shù)據(jù)、取證資料、會議紀要、文函等。

　　其它文件有工程造價合同、司法鑒定委托書、單位作業(yè)計劃書、《工程造價質量控制流程表單》原件、《地區(qū)工程造價信息表》等。

　　做好工程項目檔案管理工作的首要任務，就是要將這些分散的資料統(tǒng)一收集、規(guī)范歸檔。

　　會博通工程項目檔案管理系統(tǒng)，為用戶提供了一種多用戶協(xié)作，并且能夠自動接收第三方文件的檔案管理模式。

　　會博通工程項目檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)同時多人授權登錄管理，假如一個項目分為幾條線索同步執(zhí)行，那么每一個方向的負責人都可以即時地將檔案歸檔至系統(tǒng)當中。同理，如果企業(yè)當中，同時有多個項目同步進行，這些項目當中的文件，也可以同步歸檔。

　　此外，就如在的過程當中用到企業(yè)微信、釘釘、ERP等其它系統(tǒng)，也能夠同步將其它系統(tǒng)當中的文件歸檔到檔案管理系統(tǒng)里，很便利將工程文檔統(tǒng)一歸檔。

　　2、認真做好工程項目檔案的利用與共享工作

　　將工程資源檔案收集起來的目的，主要就是為了保存與利用。要做好利用，你可以從兩個方面下功夫。

　　首先需要確保檔案資料的真實性與記錄的完整性；其次就是需要做好工程項目檔案的編目與分類工作，建立完善的存儲檢索系統(tǒng)，以便后續(xù)檔案能夠得到快速、精準的搜查與利用。

　　在確保工程項目檔案的真實性與完整性方面，會博通采用了完善的流程化管理架構，創(chuàng)造性地解決了這個難題，利用會博通工程項目檔案管理系統(tǒng)，你可以對各個的資料設定表格模板，框定填表規(guī)范。

　　同時，對于每一份待歸檔的檔案，都可在系統(tǒng)當中增加流程審核環(huán)節(jié)，并且可將甲方納入審核環(huán)節(jié)，以確保資料的完備與正確。

　　在檔案編目、分類與檢索方面，會博通遵循國家與行業(yè)規(guī)范設立了非常靈活的體系架構，比如將工程項目檔案資料劃分為成果報告、依據(jù)文件、其它文件3個方面，再向下細分的方式。

　　會博通對于工程項目檔案層級劃分不做限制，企業(yè)可以在規(guī)范的范圍內進行無限細分、靈活調整。

　　同時，會博通也為企業(yè)提供了一個資源搜索平臺，通過該平臺，系統(tǒng)用戶可隨時隨地查詢所需檔案資料，并利用鏈接與短信的方式將它們發(fā)送給需要協(xié)作的客戶與部門，真正做到了工程項目檔案的融通調用。

　　3、做好工程項目檔案統(tǒng)計分析工作

　　工程項目本身對于分析能力要求極強，對于工程項目檔案管理也是同樣。對工程各項目檔案進行調研與統(tǒng)計分析，有利于調整工程業(yè)務未來的發(fā)展及工作側重點。

　　會博通為工程項目檔案管理快速生成全面又實用的檔案統(tǒng)計功能，檔案利用登記、利用排名、利用情況、用戶可以對數(shù)據(jù)一目了然，有助于工程管理企業(yè)決策層快速、全面把握使用情況，及時調整業(yè)務方向。

　　要做好工程項目檔案管理工作，就是需要從做好檔案統(tǒng)一與規(guī)范收集、檔案的利用與共享、檔案的統(tǒng)計分析3個方面下功夫，才能夠更好把握工程項目進度情況，是否需要改善調整，會博通工程項目檔案管理系統(tǒng)正好就可以協(xié)助到大家的工作。

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