檔案管理軟件系統逐步替代了傳統單一的檔案歸檔模式

2023/2/28 0:00:00 來源：作者：小通瀏覽量： 856

不管是對檔案館，政府機構，甚至是一家普通的企業，針對員工的檔案、產品技術檔案、公司合同檔案、公司規章制度檔案等重要文書、圖片、視頻都應該要進行更好的管理，那么在需要再查看的時候也會更加容易尋找到，并且價值型的檔案是能夠有利于企業的發展，因此，類似會博通檔案管理軟件才會被關注并且普及使用。

一提到檔案管理軟件，其實市面上具有眾多品牌，讓人選擇中產生猶疑不決，不知該傾向哪款軟件，在這里就帶大家一起了解一款市面上使用比較多的檔案管理系統——會博通。這是已經有眾多政府機構、檔案館、企業、上市公司等組織都在用會博通檔案管理軟件系統。

時代在不斷更新變化，科技與技術發展都不斷進步，各種科技產品的研發與應用，讓很多企業發展更加順利。在企業中檔案管理工作質量與效率對企業發展來講是特別重要的，所以需求不斷加強檔案管理水平，結合先進的科學技術，采用信息技術、網絡技術所建立的檔案電子信息化管理系統，實現檔案管理智能化、標準化、法律化，專業化。可以完全彌補了傳統檔案管理中的不足，進一步優化檔案管理模式、提高管理質量、降低檔案管理工作量、節約部分人力、物力、財力等作用。

檔案管理軟件系統功能特點：

1、可以更好地開發檔案內存價值

很多辦公軟件僅可以做到單個文件的編輯，并且還另需附檔案的掃描文件，特別是傳統的紙質檔案管理，復雜的流程讓負責人工作既浪費時間，也浪費資源。而檔案管理系統軟件，可以在對檔案的基礎信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，并且還能一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。檔案管理系統軟件還可以對相關的檔案文件進行相關性編輯，能夠輕松地通過檢索工具對各種有關的電子文件進行查找，用戶能更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內容發揮更大的作用。同時，檔案管理系統軟件還包括數據的傳送、接收、備份、恢復等功能，方便快捷，此外還具有日志功能、用戶管理、待辦事件提醒等。

2、提高工作效率

檔案管理系統軟件的發明，逐步替代了傳統單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內容，完全可以在系統軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發現錯誤檔案信息，可直接在系統中進行更改，省去了傳統檔案管理模式下的重新編輯、打印等環節，節省了時間和資源;如發現漏輸的檔案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數據，直接進行關鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。檔案相關文件輸出時也采用了統一的電子格式，兼容于大多數電腦系統，方便打印和傳閱。在上報歸檔信息工作方面，可將系統軟件處理的結果直接加密上傳到上級管理部門，節省了人力和時間。

3、更好地實現檔案保密功能

很多辦公軟件僅可以通過設置簡單的密碼來保障檔案安全，但實際中安全風險還是特別大的，極容易造成泄密，而檔案管理系統軟件可以通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，能夠在檔案管理軟件系統中設置人員的查閱權限等，保密的效果就可以做到更加完善。在查檔人進行查檔時，檔案管理軟件系統可自行記錄，形成查詢日志，對用戶訪問、數據傳輸、內容打印等操作進行了安全管理，做到確保檔案的使用安全。檔案管理系統軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機分離，就算有人已經打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理軟件系統。