公文檔案管理系統(tǒng)——公文管理解決方案之選

2023/3/1 0:00:00 來源：作者：小通瀏覽量： 680

一個企業(yè)、單位、機構等組織隨著時間推移，客戶檔案也會隨著增多，當達到一定得數(shù)量與種類時，管理工作也會隨之變得越來越復雜，收集與利用工作也將變得越來越困難。那么如何去管理好客戶檔案，怎樣才能讓客戶檔案發(fā)揮器價值，這是很多單位都在關注的問題，因此，在信息技術的發(fā)展下，客戶信息化管理方案是現(xiàn)實中眾多企業(yè)認同的辦法，他們通常就會采用會博通公文檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)客戶信息數(shù)字化管控。

會博通公文檔案管理系統(tǒng)

會博通公文檔案管理系統(tǒng)超30年匠心研發(fā)，符合國家法規(guī)與標準規(guī)范，1000+ 行業(yè)場景應用。在使用上不同于其他的檔案管理軟件只是針對文件收、存、管理的基礎，會博通公文檔案管理系統(tǒng)在公文檔案管理利用上也是可以充分發(fā)揮作用，進行多方面的文件、文檔、檔案管理與利用，這個系統(tǒng)除了文件、檔案收集智能快速外，還有做的好的一點就是將安全、隱私保證的特別好，這些檔案、文件可能是關于也可能是公文檔案、人力資源的文件，也可能是關于財務文件、也可能是工程技術、也有可能是合同文檔、也可能是其他重要的文書等。

那么公文檔案管理系統(tǒng)如何操作？

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)的管理其中涵蓋了公文檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、編研、鑒定等全生命周期的自動化管理，目前也是市面上很多企業(yè)、單位所必須使用的實用性功能，有利于公文信息檔案管理建設，讓檔案資源后期開發(fā)更輕松。

公文檔案管理系統(tǒng)特色：

1、提供和現(xiàn)實一致的綜合檔案管理

會博通可根據(jù)組織的實際需要，進行公文檔案管理架構的自定義，以便于形成符合組織個性化需要的檔案管理分類。任何自定義分類結構的`最底層分類則是會博通的檔案定義，可以理解為現(xiàn)實的一個檔案盒或者裝訂好的案卷，可存放按卷歸檔的案卷與按件歸檔的文件，并可利用示意圖真實還原檔案存放位置。

2、歸檔與錄入

針對實體公文檔案條目信息、實體公文檔案數(shù)字化、預歸檔、協(xié)同化歸檔等檔案采集功能需求，會博通公文檔案管理系統(tǒng)可以一一滿足，其中也包括掃描新建、批量對應導入/上傳、歸檔編輯、流程化歸檔等，用戶可根據(jù)自己的需要靈活使用。

3、公文檔案管理與利用授權

檔案管理員能在定義好的檔案分類下，在組織架構中勾選擇相關的對象（個人、部門等）授權，定義的是對象可以訪問的密級，以及可對這些密級文件進行的操作行為，授權項目包括增、刪、閱、改、打印、下載等權限，會博通的特點是能夠根據(jù)需求區(qū)分閱讀條目或內容的權限，以及區(qū)分自己創(chuàng)建與他人創(chuàng)建的檔案的權限。

4、物聯(lián)網(wǎng)化的檔案管理

系統(tǒng)能夠將物聯(lián)網(wǎng)技術引入到了公文檔案管理，可以支持各種常用碼制的條形碼（其中也包括二維碼）與電子標簽，可以滿足后期的公文檔案的快速盤點、查找、借用、搜索、傳閱、移交等需要。

5、檔案搜索與利用

由于公文檔案的重要性與工作管理需求，會博通公文檔案管理系統(tǒng)提供了可以按權限匹配搜索結果的搜索平臺，有權限閱讀的公文檔案，可直接閱讀電子文檔，若僅能看到條目，由于工作需求借閱原件或電子文檔、或需要復印打印文件，那么可以在系統(tǒng)上發(fā)起借用流程，并且，整個借用與歸還過程，可全面實現(xiàn)流程化、無紙化；對于純線下的借閱行為，提供借閱與歸還功能，和圖書館借、還操作類似，還可實現(xiàn)批量借閱與歸還，同時統(tǒng)計借閱情況相關數(shù)據(jù)。

會博通還為用戶提供了智能的搜索通用接口，用于將會博通的工作搜索嵌入需要搜索與查閱公文檔案的其他系統(tǒng)，為其它系統(tǒng)提供公文檔案知識支持，是不是特別實用呢。

6、檔案統(tǒng)計

會博通公文檔案管理系統(tǒng)為用戶提供了針對公文檔案管理所需的各種統(tǒng)計功能，其中就包含了綜合數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)字公文檔案統(tǒng)計表、檔案工作匯總表、公文檔案整理個人工作量統(tǒng)計表、公文檔案年度分布統(tǒng)計表、公文檔案密級分布統(tǒng)計表、公文檔案保管期限分布統(tǒng)計表、公文檔案電子文檔類型統(tǒng)計表等。