黨群工作檔案、行政管理檔案、經(jīng)營管理檔案、生產(chǎn)管理檔案、產(chǎn)品文字檔案、科研文字檔案、基建文字檔案、設(shè)備文字檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案……企業(yè)檔案五花八門,該如何尋找?
“小李啊,等會把咱們?nèi)ツ晟a(chǎn)管理檔案整理一下,一會開會用。”
“領(lǐng)導(dǎo),現(xiàn)在距離開會不到1小時,時間上恐怕有點來不及。因為生產(chǎn)管理檔案有點多,不僅包括生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理,還包括安全管理、計量工作等等……找齊估計得花費一天”
“不用那么麻煩,直接在咱們公司檔案管理系統(tǒng)上搜索位置,一會就找到了。”
您是怎么找檔案的?是不是還需要花費很多的時間?實際上檔案搜查很簡單,用會博通檔案管理系統(tǒng),不論是電子檔案還是實體檔案都可以快速查找。
01快速檢索電子檔案
在會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中,用戶可通過基礎(chǔ)檢索與高級檢索兩種不同的方式進行檔案檢索。使用基礎(chǔ)檢索功能時,只需在搜索框中輸入屬性關(guān)聯(lián)詞,檔案管理軟件便會自動在系統(tǒng)中搜索相關(guān)文檔。同時,還可以多個關(guān)聯(lián)詞聯(lián)合搜索、二次搜索,以縮小搜索范圍。
舉個例子,若您搜索的內(nèi)容既包含檔案管理部門,又包含會議資料,那么就可以用“檔案管理部門”+“空格”+“會議資料”的組合方式進行搜索。

除了基礎(chǔ)搜索之外,您還可以通過多屬性組合、自定義搜索排名來快速鎖定目標文件的搜索方式。搜索過程中,通過“或者”、“并且”、“或者不”,基礎(chǔ)屬性/自定義屬性,框定區(qū)域、時間等多維度條件,便可以非常精準地定位目標文件。并且,搜索結(jié)果可依據(jù)需求進行升序和降序排布。

通過以上的方式,您就可以非常快速地找到所需檔案了。
02快速定位實體檔案
會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng),不僅僅能夠快速找到電子檔案,也能快速定位實體檔案。在使用快速定位功能,您需要先在分類管理器中管理存放地點。管理方式為,在分類管理器的數(shù)據(jù)庫節(jié)點,單擊鼠標右鍵,選擇“存放地點表”子菜單,即彈出“存放地點表”窗口,在這個窗口中可以添加、刪除或修改存放地點。
會博通可對多個庫房的位置示意圖進行統(tǒng)一管理,以方便大型機構(gòu)以及大型檔案館的應(yīng)用。

可通過下拉選擇切換當(dāng)前的示意圖,示意圖中的紅點表示對應(yīng)一個存放地點編號。示意圖顯示有三個模式:
1)顯示標簽:在示意圖中顯示存放地點的標簽,并且,可以通過單擊存放地點標簽,對該標簽進行隱藏或顯示。
2)隱藏標簽:示意圖中只顯示存放地點的標記點,鼠標移到標記點時,會顯示標簽信息。
3)編輯模式:示意圖進入編輯狀態(tài),點擊示意圖上的某一位置,即可在該位置添加新的標記點,輸入標簽編碼。點擊已經(jīng)存在的標記點,也可以編輯該標記點。然后,點擊保存示意圖按鈕保存當(dāng)前修改。
4)標記查找:在查找按鈕左側(cè)的文本框中輸入要查找的標簽關(guān)鍵字,點擊查找按鈕,即會顯示符合條件的標記點列表,點擊列表中的標記,會定位到相應(yīng)的示意圖位置,關(guān)鍵字輸入越完整,查找越精確。
快速檢索電子檔案與快速定位實體檔案,強強聯(lián)合,讓企業(yè)檔案管理更高效。面對領(lǐng)導(dǎo)一個小時后要找全所有檔案緊急情況。淡定下來不要慌,交給會博通企業(yè)檔案管理軟件就對了!
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