【技巧】實體與電子檔案如何同步管理？

2024/10/31 15:47:38 來源：作者：小博瀏覽量： 1

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近年來，隨著數字化轉型的逐步深入，電子檔案的管理與利用越來越廣泛。但電子檔案與實體或紙質檔案一般都是相互依存的，必須做到同步管理。

有效的同步管理策略，要求組織在收集、整理、存儲、利用等各個環節中，都要確保電子檔案和實體檔案信息的一致性和完整性。

應用會博通檔案管理系統，可以規范、高效地對電子檔案與實體檔案/紙質檔案實施同步管理。今天就為大家介紹輔助同步管理兩個相關功能。

1、檔案屬性

通過會博通的檔案屬性功能，可以精確定義檔案著錄項，錄入檔案的具體存放地點。

還可將檔案對應二維碼或條形碼粘貼于實體檔案上，讓電子檔案或電子目錄與實體檔案一一關聯，用手機或掃碼設備掃一掃，即可快速獲取對應檔案的具體信息。

2、檔案庫房功能

通過檔案庫房功能，可直接定位實體檔案在庫房中的存放位置，檔案在哪個庫房、分區、檔案柜、檔案格的哪個位置，都能一目了然。

在虛擬庫房中，不僅可直觀查看檔案格的文件存放情況，還可直接打開檔案盒或電子案卷，查閱該電子文件。

另外，系統還支持庫房環境監測、巡檢記錄登記與查詢、統計與結合RFID與移動設備的實時盤點等功能，方便同步精細管理。

以上就是本次分享的內容。下期我們將繼續分享，歡迎關注！

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