檔案人員必備:檔案管理系統(tǒng)的7個(gè)便捷整理功能

2025/1/3 18:23:18       來(lái)源:        作者:小博       瀏覽量:  1727

文件夾里一大堆文件檔案需要整理,而只需輕點(diǎn)幾下,就能讓它們井然有序?

今天分享檔案管理員常用的7個(gè)便捷整理功能,還可以觸發(fā)絲滑連招哦!

首先,要錄入大量新檔案,批量導(dǎo)入功能必不可少!啟用“導(dǎo)入條目(從Excel)”功能,就能用Excel表批量錄入。會(huì)博通連表格模板都準(zhǔn)備好了,文書、訴訟、合同等導(dǎo)入模板應(yīng)有盡有。導(dǎo)入包含檔案信息的Excel表,對(duì)應(yīng)條目瞬間生成。

值得注意的是,通過(guò)Excel表導(dǎo)入生成條目,可以支持區(qū)分正文與附件,也能支持多層導(dǎo)入,比如多層會(huì)計(jì)憑證的導(dǎo)入,還可以針對(duì)已有案卷的文件,來(lái)補(bǔ)充卷內(nèi)文件目錄哦。

現(xiàn)在,條目生成好了,啟用“批量更換電子文檔”,選擇所需的對(duì)應(yīng)關(guān)系,比如按題名、層內(nèi)順序等,就可以將對(duì)應(yīng)的電子文件批量上傳了。錄入上百份檔案也能迅速搞定!

整理時(shí),我們要將三份分散的文檔,按順序合并為一份,怎么操作?選中多份文檔,啟用“合并文檔”功能,拖拽調(diào)整好順序,即可一鍵合并。可以進(jìn)行合并的文檔格式包括Word、Excel、PPT和PDF,再也不用手動(dòng)復(fù)制合并了。

接下來(lái),我們要更新部分檔案的存放位置,一個(gè)個(gè)點(diǎn)進(jìn)去修改?NO!選中檔案條目,啟用“批量修改”,瞬間就能批量更新信息。主題、檔號(hào)、保管期限等,統(tǒng)統(tǒng)都能批量修改。

有時(shí),我們需要整個(gè)案卷內(nèi)的文件并入另一個(gè)案卷內(nèi),操作非常簡(jiǎn)單。選擇對(duì)應(yīng)案卷,啟用“合并檔案”功能,就可將所選案卷的文件,批量并入到同一層的指定案卷內(nèi)。


相反,如果需要拆分案卷,選擇案卷后,啟用“拆離檔案”就能輕松拆分,將案卷內(nèi)的文件批量存至指定位置。合并與拆離,都需要針對(duì)未注冊(cè)案卷進(jìn)行,并且都可以在操作后刪除案卷信息哦。

最后,各種整理工作都差不多了,啟用“自動(dòng)重排順序”,選擇好排序字段以及升降序,即可快速讓檔案條目重新井然有序!

以上就是今天分享的小技巧,大家還有哪些想了解的內(nèi)容?歡迎與我們分享!

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