【案例】“水利工程檔案管理”痛難點是啥?貴陽筑水給您答案

2023/2/2 0:00:00       來源:最新案例        作者:小博       瀏覽量:  698

“水利工程檔案管理”痛難點是啥?是資料不規范,還是檔案丟失、驗收簽證不全?不僅僅是這些,要做好水利工程檔案管理,得體系化梳理工程檔案管理痛難點,落地切實有效的解決方案。最近,貴陽筑水水利產業發展有限公司應用會博通,構建了檔案管理系統,推動了水利檔案的一站式管理。


水利工程建筑檔案管理、檔案管理系統


01客戶簡介


貴陽筑水水利產業發展有限公司,成立于2001年12月24日,位于貴州省貴陽市,所屬行業是水利工程。具體的經營范圍包括水利基礎設施、建設及管理;水工程養護及管理服務;水庫建設及管理服務;水庫建設及經營管理;水利工程勘測設計、咨詢、評估服務;水利基礎設施項目的附屬設施經營管理、土地開發、土地征收咨詢服務等。

02客戶痛點

1)水利工程檔案管理需走向合規化:單位當中,擁有檔案管理專業知識的人員比較少,在檔案整理的過程中,容易出現原始文件丟失、資料不完整、甚至使用復印件(工程檔案中明確規定:竣工資料中不允許有復印件)的情況。

2)水利工程檔案編制格式有待規范:工程檔案在編寫和歸檔的過程中,有很嚴謹的管理要求,格式不規范不利于檔案的長期保存,同時也不利于檔案裝訂工作的開展。然而在這個而過程當中,人工編制格式常常出錯。

3)工程簽證不全,代簽現象嚴重:鑒于工程項目進度需要,部分工程為滿足進度要求,未能按國家行業標準進行工地驗收后書面簽字。有的材料缺少意見簽字或隨意涂改意見簽字,降低了工程材料使用價值和原始檔案的可信度。

4)參建單位眾多,難以統一管理:水利工程行業,一個項目往往設計多個部門或多個企業,對于人員協作的要求比較高。檔案如果不進行統一管控,非常容易遺失,為后續工程的維護和運營帶來不可預估的風險。

03會博通水利工程檔案管理:標準化的一體化平臺

1)符合國家檔案法,行業標準規范要求:會博通水利工程檔案管理系統,符合最新國家檔案法以及水利工程檔案管理標準規劃要求。軟件內部的操作方式和操作流程,全部按照檔案標準化管理設置,小白也能進行專業化操作。

2)多種標準化編號,編號正確率100%:會博通對于文件、檔案均提供多種自動編號/取號方式。完整的檔號一般包括全宗號、檔案室編號、年度、保管期限、機構(問題)等。編號可以使文字、字母、數字或其組合。定義檔案時輸入的檔號,應輸入類目編號的完整長度。并且,在同一個會博通數據庫中,必須是唯一編號。

3)流程化機制,檔案文件審批更嚴謹:會博通系統擁有工作流功能,檔案文件審批,均可以通過流程執行。倘若一份文件需要經過5個人審批,可直接在系統上自定義流程,提交后,流程會自動流到各個責任人處。若使用平板,會博通也同步支持手簽模式。

4)不限用戶登錄,一個平臺統籌全局檔案:貴陽筑水使用的是,不限用戶系統版本。在系統管理人員的統籌下,企業內外部人員都可以依權限,登入登出系統平臺,參與工程項目進程中的管檔與用檔工作。

“奔向新征程,筑夢新時代”,2023年貴陽筑水水利產業發展有限公司,將以高質量發展為引領,立足新起點,聚焦新項目,全面提升水利設施建設與運管能力。在這新的發展節點,期待水利工程檔案管理體系的創建,為貴陽筑水增添新動力、新勢能!



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