檔案人員必備:檔案管理系統的7個便捷整理功能

2025/1/3 18:23:18       來源:        作者:小博       瀏覽量:  1727

文件夾里一大堆文件檔案需要整理,而只需輕點幾下,就能讓它們井然有序?

今天分享檔案管理員常用的7個便捷整理功能,還可以觸發絲滑連招哦!

首先,要錄入大量新檔案,批量導入功能必不可少!啟用“導入條目(從Excel)”功能,就能用Excel表批量錄入。會博通連表格模板都準備好了,文書、訴訟、合同等導入模板應有盡有。導入包含檔案信息的Excel表,對應條目瞬間生成。

值得注意的是,通過Excel表導入生成條目,可以支持區分正文與附件,也能支持多層導入,比如多層會計憑證的導入,還可以針對已有案卷的文件,來補充卷內文件目錄哦。

現在,條目生成好了,啟用“批量更換電子文檔”,選擇所需的對應關系,比如按題名、層內順序等,就可以將對應的電子文件批量上傳了。錄入上百份檔案也能迅速搞定!

整理時,我們要將三份分散的文檔,按順序合并為一份,怎么操作?選中多份文檔,啟用“合并文檔”功能,拖拽調整好順序,即可一鍵合并。可以進行合并的文檔格式包括Word、Excel、PPT和PDF,再也不用手動復制合并了。

接下來,我們要更新部分檔案的存放位置,一個個點進去修改?NO!選中檔案條目,啟用“批量修改”,瞬間就能批量更新信息。主題、檔號、保管期限等,統統都能批量修改。

有時,我們需要整個案卷內的文件并入另一個案卷內,操作非常簡單。選擇對應案卷,啟用“合并檔案”功能,就可將所選案卷的文件,批量并入到同一層的指定案卷內。


相反,如果需要拆分案卷,選擇案卷后,啟用“拆離檔案”就能輕松拆分,將案卷內的文件批量存至指定位置。合并與拆離,都需要針對未注冊案卷進行,并且都可以在操作后刪除案卷信息哦。

最后,各種整理工作都差不多了,啟用“自動重排順序”,選擇好排序字段以及升降序,即可快速讓檔案條目重新井然有序!

以上就是今天分享的小技巧,大家還有哪些想了解的內容?歡迎與我們分享!

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