一天歸檔上百份文件?看資深行政用文檔管理系統高效工作

2025/2/13 10:52:42       來源:        作者:小博       瀏覽量:  1

在現代企業(yè)運營中,行政事務往往與文檔管理工作緊密相連看似瑣碎的日常通知到關乎企業(yè)命脈的合同協議龐雜繁多的項目資料……如何高效、有序地管理海量文檔資料,企業(yè)運營提供及時準確的支持,是行政人員需攻克的命題之一。

 

小李就是這樣一位“身兼多職”的資深行政人員,他在處理行政事務同時,還要負責收集歸檔與管理公司的海量文檔資料。如何高效兼顧?不如來看看他用文檔管理系統高效工作日常。

 

9:00-9:20 快速處理文檔工作

上班時間一到,小李準時開始文檔處理工作。每天早上他先去各部門,收集同事們已經掃描完的紙質文件。自從公司用了“龜仔”掃描機器人,大家可以很迅速地掃描文件,掃描完上傳,電子文件便自動存儲到“貓仔”檔案管理機器人的對應目錄下了。掃描完的紙質文件放在文件盒里,等小李來收走存檔即可。

 

收集回來后他會在“貓仔”系統上,先檢查核對收到的文件他使用的會博通檔案管理機器人“貓仔”,能夠用來集中管理公司的所有文件檔案資料,包括證照、人事檔案等,而且免安裝插電就能用,非常實用。

 

核對無誤后,電子文件分類歸檔存儲,再將紙質文件放入對應檔案柜,文檔工作就告一段落了。以往需要耗費小時來整理成堆的文件手動分類、掃描、上傳,如今短短十來分鐘就完成了一天上百份文件也能輕松搞定,工作效率大大提升。

 

9:20-12:00 處理行政事務

用上“貓仔”后,小李可以有更多時間專注行政事務上。一個早上,已經迅速完成了辦公用品盤點、會議室準備、訪客接待等任務。相比以前常常要為了掃描文件、收文件而頻繁奔走,工作節(jié)奏被打亂,現在更加專注高效了。

 

遇到工作需要查文件,小李只需在“貓仔”系統中輸入關鍵詞檢索,文件信息立即一目了然。即使是紙質文件,通過系統上錄入的存放位置而快速找到。有一次,業(yè)務同事急需一份年前的合同原件,憑借對應關鍵詞“貓仔”中一搜,小李立即查到了存放位置,拿到合同文件給同事,查找文件精準迅速。

 

更省心的是,對于證照、合同效期等重要事項,還能“貓仔”設置自動提醒。每當有證照即將到期或合同需要續(xù)簽時,“貓仔”都提醒處理,這讓小李能更從容有序地安排工作,不用擔心錯過重要時間節(jié)點

 

有了會博通“貓仔”和“龜仔”,文檔管理工作變得井井有條,行政工作也更加高效了!

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