一天歸檔上百份文件？看資深行政用文檔管理系統高效工作

在現代企業(yè)運營中，行政事務往往與文檔管理工作緊密相連：從看似瑣碎的日常通知，到關乎企業(yè)命脈的合同協議，到龐雜繁多的項目資料……如何高效、有序地管理海量文檔資料，為企業(yè)運營提供及時準確的支持，是行政人員需攻克的命題之一。

小李就是這樣一位“身兼多職”的資深行政人員，他在處理行政事務同時，還要負責收集、歸檔與管理公司的海量文檔資料。如何高效兼顧？不如來看看他用文檔管理系統高效工作的日常。

9:00-9:20 快速處理文檔工作

上班時間一到，小李準時開始文檔處理工作。每天早上他先去各部門，收集同事們已經掃描完的紙質文件。自從公司用了“龜仔”掃描機器人，大家可以很迅速地掃描文件，掃描完上傳，電子文件便自動存儲到“貓仔”檔案管理機器人的對應目錄下了。掃描完的紙質文件放在文件盒里，等小李來收走存檔即可。

收集回來后，他會在“貓仔”系統上，先檢查核對收到的文件。他使用的會博通檔案管理機器人“貓仔”，能夠用來集中管理公司的所有文件檔案資料，包括證照、人事檔案等，而且免安裝，插電就能用，非常實用。

核對無誤后，他將電子文件分類歸檔存儲，再將紙質文件放入對應檔案柜，文檔工作就告一段落了。以往需要耗費數小時來整理成堆的文件，手動分類、掃描、上傳，如今短短十來分鐘就完成了，一天上百份文件也能輕松搞定，工作效率大大提升。

9:20-12:00 處理行政事務

用上“貓仔”后，小李可以有更多時間專注在行政事務上。一個早上，已經迅速完成了辦公用品盤點、會議室準備、訪客接待等任務。相比以前常常要為了掃描文件、收文件而頻繁奔走，工作節(jié)奏被打亂，現在更加專注高效了。

遇到工作需要查用文件，小李只需在“貓仔”系統中輸入關鍵詞檢索，文件信息立即一目了然。即使是紙質文件，也能通過系統上錄入的存放位置而快速找到。有一次，業(yè)務同事急需一份兩年前的合同原件，憑借對應關鍵詞在“貓仔”中一搜，小李立即查到了存放位置，拿到合同文件給同事，查找文件精準迅速。

更省心的是，對于證照、合同效期等重要事項，還能用“貓仔”設置自動提醒。每當有證照即將到期或合同需要續(xù)簽時，“貓仔”都能提醒處理，這讓小李能更從容有序地安排工作，不用擔心錯過重要時間節(jié)點。

有了會博通“貓仔”和“龜仔”，文檔管理工作變得井井有條，行政工作也更加高效了！

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