在制造業(yè)企業(yè)中,技術(shù)文件無(wú)疑是最寶貴的資產(chǎn)之一。
然而許多企業(yè),正面臨著技術(shù)機(jī)密文件未能妥善保管的問題:
各種技術(shù)檔案資料,如實(shí)驗(yàn)記錄、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、培訓(xùn)資料等,存在部門網(wǎng)盤或部門文件柜里,文件多到只有存儲(chǔ)者自己才能找到,查找一份報(bào)告如大海撈針;更糟糕的是,文件的下載和查用情況不透明,員工離職后,有些文件還丟失了……
這不僅影響了工作效率,更威脅到了企業(yè)的技術(shù)機(jī)密安全!如何優(yōu)化?
分享一個(gè)連跨國(guó)企業(yè)都在用的文檔管理模式,不僅能用來(lái)管理技術(shù)文件,還能用于一體化管理公司所有的文件資料,并且投入小、門檻低,無(wú)論是大中型,還是中小微型制造企業(yè),都能用這個(gè)模式,來(lái)構(gòu)建自身的文檔管理體系。
這個(gè)管理模式就是:分布收集+集中管理
這是來(lái)自于會(huì)博通檔案管理機(jī)器人“貓仔”的創(chuàng)新式管理模式。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),它能幫助企業(yè)從簡(jiǎn)化收集、有序儲(chǔ)存、安全管理這3點(diǎn)著手,迅速提升文檔管理的質(zhì)量和效率。
1、簡(jiǎn)化收集流程
要實(shí)現(xiàn)體系化的文檔管理,必須先攻克文件收集難及時(shí)、難收齊的問題。通過(guò)“貓仔”方案配備的掃描儀及智能上傳程序,操作簡(jiǎn)單快捷,員工可以自行在實(shí)驗(yàn)室、工作站等,即時(shí)掃描上傳紙質(zhì)或電子文件。還可搭配掃描機(jī)器人“龜仔”,在各部門、工作站內(nèi)分布式收集。
2、有序分類存儲(chǔ)
上傳后,通過(guò)“貓仔”或“龜仔”的自動(dòng)歸集功能,文件會(huì)自動(dòng)儲(chǔ)存至指定路徑,不留存在本地。不僅能避免存錯(cuò)存亂,還能避免重要信息在公用掃描儀上泄露。管理員在會(huì)博通系統(tǒng)上,即可集中管理各處上傳的文件,將其分門別類歸檔存儲(chǔ)。
3、集中安全管理
在會(huì)博通系統(tǒng)上,企業(yè)不僅能按需打造檔案分類架構(gòu),將公司內(nèi)的所有文檔規(guī)范儲(chǔ)存,還能通過(guò)自定義檔案屬性,錄入紙質(zhì)檔案的存放地點(diǎn),對(duì)紙質(zhì)及電子文檔實(shí)行同步管理。并且,系統(tǒng)提供登錄審計(jì)、加密傳輸、加密存儲(chǔ)、操作行為記錄、防擴(kuò)散水印等多重安全機(jī)制,確保企業(yè)的技術(shù)機(jī)密得到全方位的保護(hù)。
此外還要強(qiáng)調(diào)的是,“貓仔”是一款即插即用的解決方案,無(wú)需部署等待,到手即可投入應(yīng)用。如果貴企業(yè)正為如何管理海量文檔而煩惱,不妨來(lái)了解會(huì)博通“貓仔”,更加高效、靈活的數(shù)字化檔案管理體驗(yàn)正等著您!
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