【分享】企業(yè)檔號結(jié)構(gòu)構(gòu)成與示例

2022版《檔號編制規(guī)則》提出了按卷整理檔案、按件整理檔案的兩種檔號基本結(jié)構(gòu)，設(shè)置了必選元素和可選元素。

對于企業(yè)來說，可以結(jié)合企業(yè)的檔案類型及管理需要，來選擇檔號的構(gòu)成元素，從而確定具體檔號結(jié)構(gòu)。今天就來看看兩種檔號結(jié)構(gòu)以及相關(guān)示例。

一、按卷整理的檔號結(jié)構(gòu)

（1）基本結(jié)構(gòu)

必選元素：全宗號、一級類別號（檔案門類代碼）、案卷號/組號/冊號；

可選元素：二級及三級類別號、目錄號、項目號、年度、保管期限代碼、件號/頁號。

（2）類別號怎么“組”？

按卷整理的檔號結(jié)構(gòu)中，類別號的構(gòu)成元素包括一級類別號(檔案門類代碼)、二級及三級類別號、目錄號、項目號、年度、保管期限代碼。可按規(guī)或按需來確定其構(gòu)成。

（3）檔號示例

某制造公司內(nèi)有大量訴訟檔案需管理，訴訟檔案大類內(nèi)又包括民事訴訟、刑事訴訟、行政訴訟等二級分類，其下再按年度分類、按卷整理存放。結(jié)合檔案情況及管理需要，其制定訴訟檔案的檔號結(jié)構(gòu)為：

全宗號-檔案門類代碼•二級類別號•年度•保管期限代碼-案卷號-頁號

其中一件形成于2020年的民事訴訟檔案的檔號為：C001-SS•MS•2020•10-005-054，那么C001為全宗號，SS為檔案門類代碼（訴訟檔案），MS為二級類別號（民事訴訟），2020為年度，10為保管期限，005為案卷號，054為頁號。

二、按件整理的檔號結(jié)構(gòu)

（1）基本結(jié)構(gòu)

必選元素：全宗號、一級類別號（檔案門類代碼）、年度、保管期限代碼、件號；

可選元素：二級及三級類別號、機構(gòu)/問題代碼。

（2）類別號怎么“組”？

按件整理的檔號結(jié)構(gòu)中，類別號的構(gòu)成元素包括一級類別號（檔案門類代碼）、二級及三級類別號、年度、保管期限代碼、機構(gòu)/問題代碼。可按規(guī)或按需來確定其構(gòu)成。

（3）檔號示例

某集團股份公司需按年度管理重要文書檔案，年度下又按保管期限10年、30年、永久分類，結(jié)合檔案整體情況及管理需要，其制定文書檔案的檔號結(jié)構(gòu)為：

全宗號-檔案門類代碼•年度•保管期限代碼•機構(gòu)/問題代碼-件號

其中一份形成于2006年的文書檔案檔號為：C001-WS·2006·D10·BGS-028，其中C001為全宗號，WS為檔案門類代碼（文書檔案），2006為年度，D10為保管期限（10年），BGS為機構(gòu)代碼（辦公室），028為件號。

三、編制注意事項

1、檔號編制符號

檔號編制中，會用到“-”連接號和“•”間隔號。連接號和間隔號各占半個字位置，上下居中。

（1）上、下位代碼間用“-”連接

檔號結(jié)構(gòu)中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，上、下位代碼之間用連接號“-”連接，比如“全宗號-類別號-件號”之間用“-”連接。

（2）同級代碼間用“•”間隔

同屬類別號的元素，為同級代碼，同級代碼之間用間隔號“•”間隔，比如“檔案門類代碼•保管期限代碼•年度”之間用“•”間隔。

2、檔號編制原則

根據(jù)《檔號編制規(guī)則》（DA/T13—2022），檔號編制應遵循唯一性、一致性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性、適用性原則。

唯一性原則：檔案館（室）內(nèi)檔號應指代單一。不同編號對象應賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。

一致性原則：檔號結(jié)構(gòu)應與館（室）藏檔案的整理分類體系保持一致。

穩(wěn)定性原則：檔號一經(jīng)確定，不應隨意改變。

擴充性原則：檔號應預留遞增容量，以便適應館（室）藏檔案擴充的需要。

簡單性原則：檔號力求簡短明了、減少代碼差錯，以提高處理效率。

適用性原則：檔號的編制宜適應不同的技術(shù)環(huán)境。

 輕輕一掃，即刻解鎖本文精彩視頻內(nèi)容！