【分享】企業(yè)檔號結(jié)構(gòu)構(gòu)成與示例

2024/11/18 17:25:13         來源:         作者:小博        瀏覽量:  1

2022版《檔號編制規(guī)則》提出了按卷整理檔案、按件整理檔案的兩種檔號基本結(jié)構(gòu),設(shè)置了必選元素和可選元素

對于企業(yè)來說,可以結(jié)合企業(yè)的檔案類型及管理需要,來選擇檔號的構(gòu)成元素,從而確定具體檔號結(jié)構(gòu)。今天就來看看兩種檔號結(jié)構(gòu)以及相關(guān)示例。

 

一、按卷整理的檔號結(jié)構(gòu)

1)基本結(jié)構(gòu)

 

必選元素:全宗號、一級類別號(檔案門類代碼)、案卷號/組號/冊號

可選元素:二級及三級類別號、目錄號、項目號、年度、保管期限代碼、件號/頁號

 

2)類別號怎么“組”?

按卷整理的檔號結(jié)構(gòu)中類別號的構(gòu)成元素包括一級類別號(檔案門類代碼)、二級及三級類別號、目錄號、項目號、年度、保管期限代碼。可按規(guī)或按需來確定其構(gòu)成。

 

 

3)檔號示例

某制造公司內(nèi)有大量訴訟檔案需管理,訴訟檔案大類內(nèi)又包括民事訴訟、刑事訴訟、行政訴訟等二級分類,其下再按年度分類、按卷整理存放。結(jié)合檔案情況及管理需要,其制定訴訟檔案的檔號結(jié)構(gòu)為:

全宗號-檔案門類代碼二級類別號年度保管期限代碼-案卷號-頁號

 

其中一件形成于2020年的民事訴訟檔案的檔號為:C001-SSMS202010-005-054,那么C001為全宗號SS為檔案門類代碼(訴訟檔案),MS二級類別號(民事訴訟)2020年度10為保管期限,005為案卷號,054為頁號。

 

二、按件整理的檔號結(jié)構(gòu)

1)基本結(jié)構(gòu)

 

必選元素:全宗號、一級類別號(檔案門類代碼)、年度、保管期限代碼、件號

可選元素:二級及三級類別號、機構(gòu)/問題代碼

 

2)類別號怎么“組”?

按件整理的檔號結(jié)構(gòu)中,類別號的構(gòu)成元素包括一級類別號(檔案門類代碼)、二級及三級類別號、年度、保管期限代碼、機構(gòu)/問題代碼。可按規(guī)或按需來確定其構(gòu)成。

 

3)檔號示例

某集團股份公司需按年度管理重要文書檔案,年度下又按保管期限10年、30年、永久分類,結(jié)合檔案整體情況及管理需要,其制定文書檔案的檔號結(jié)構(gòu)為:

全宗號-檔案門類代碼年度保管期限代碼機構(gòu)/問題代碼-件號

 

其中一份形成于2006年的文書檔案檔號為:C001-WS·2006·D10·BGS-028,其中C001為全宗號WS為檔案門類代碼(文書檔案),2006為年度,D10為保管期限10年),BGS為機構(gòu)代碼(辦公室),028為件號。

 

三、編制注意事項

1、檔號編制符號

檔號編制中,會用到“-”連接號“•”間隔號連接號和間隔號各占半個字位置,上下居中

1)上、下位代碼間用“-”連接

檔號結(jié)構(gòu)中左邊為上位代碼,右邊為下位代碼,上、下位代碼之間用連接號“-”連接,比如“全宗號-類別號-件號之間“-”連接。

2)同級代碼間用“•”間隔

屬類別號的元素,為同級代碼,同級代碼之間用間隔號“•”間隔,比如“檔案門類代碼保管期限代碼年度”之間用“”間隔。

 

2、檔號編制原則

根據(jù)《檔號編制規(guī)則》(DA/T13—2022),檔號編制應遵循唯一性、一致性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性、適用性原則。

唯一性原則:檔案館(室)內(nèi)檔號應指代單一。不同編號對象應賦予不同代碼,一個代碼只表示一個編號對象。

一致性原則:檔號結(jié)構(gòu)應與館(室)藏檔案的整理分類體系保持一致。

穩(wěn)定性原則:檔號一經(jīng)確定,不應隨意改變。

擴充性原則:檔號應預留遞增容量,以便適應館(室)藏檔案擴充的需要。

簡單性原則:檔號力求簡短明了、減少代碼差錯,以提高處理效率。

適用性原則:檔號的編制宜適應不同的技術(shù)環(huán)境。

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