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如何管理實體與電子檔案？會博通高效安全統一管理
隨著互聯網技術的發展，傳統單一的紙質檔案信息管理模式必然要被時代的潮流所淘汰。實體與電子檔案集成統一管理順應時代的發展越來越受到企事業單位的青睞。關于如何高效安全管理實體與電子檔案信息，會博通給出了有效的解決方案。
一、實體檔案的數字化采集
會博通可以配合掃描儀或高拍儀等紙質文件數字化采集設備，從新建條目、文件掃描上傳到屬性錄入，全流程利用系統完成實體檔案的數字化采集工作。
這種方法適用于對紙質收文實施即時電子化處理的管理模式，例如，每收到一份收文，都要求根據紙質文件，即時掃描上傳并錄入屬性存放到系統中，此時，只需要使用系統的掃描新建功能，利用會博通自主研發的圖片管理器，配合采集設備，即可快速對紙質文件實施采集并上傳系統，可根據需要形成TIF或PDF格式文件，并可按要求進行壓縮處理。
同樣，這種方法也適用于歷史紙質檔案的批量數字化處理，系統還提供了專門的紙質檔案數字化處理流程化方法，可全程跟蹤和記錄紙質檔案數字化的操作過程。
二、數字化文件的采集
對于已經形成的數字化文件，可以直接利用會博通系統，在對應的檔案分類下進行數字化文件的批量上傳，或者，對已經存在的檔案條目進行更換正文操作，對應上傳數字文件。
系統也提供了數字化文件的對應批量上傳程序，可按預先設定的規則（如文號、題名等），批量對應上傳已有的數字化文件到檔案系統中：
三、方便的歸檔編輯平臺
會博通提供文件歸檔編輯平臺，檔案的錄入、紙質掃描文件的引入、電子文件的引入、批量錄入、批量修改、綜合檔案表格打印等，在一個界面上，即可實現從文件到檔案的全過程。
還可將系統中其他管理分類中需要歸檔的文件進行歸檔操作，例如，在OA系統中通過數據接口轉過來的文檔，或是業務部門在相關的業務管理分類下進行了錄入和上傳的文檔，都可通過歸檔編輯工具實現歸檔。不同的用戶可根據被授予的權限，在不同的檔案管理分類中分散進行整理工作，亦可利用歸檔編輯平臺實施集中整理，甚至根據管理需要，采用混合模式對歸檔文件進行整理，大大地提高了檔案管理人員的工作效率和管理的靈活性。
四、與實際情況一致的實體檔案與數字化檔案同步實時管理
會博通提供紙質檔案、實物檔案與數字化檔案在同一系統中實施同步管理，并且，可提供實體檔案的存放位置地圖顯示，以方便管理與利用。數字化檔案集中統一管理，實體紙質檔案則可根據需要，實施分布式存儲與管理，即可對存放于不同地點的檔案庫房實施管理。
如下圖所示，系統中的分類方式為：全宗à檔案種類à檔案分類à檔案定義（紅色方框）à具體文件。這是一種可以結合按卷歸檔與按件歸檔的分類方式。因為，我們可以把檔案定義理解成檔案室里的一個檔案盒：檔案盒中裝訂成案卷的則為以卷歸檔的檔案；而檔案盒中一文一件的文件，即為按件歸檔的檔案。因此，在系統中的分類架構，與實際在檔案室中的情況是完全一致的。并且，系統專門列有一項存放位置的屬性對實體檔案的存放位置進行管理，方便實體檔案的管理與利用。
會博通對于不需要對檔案實體進行數字化的檔案（例如會計憑證等），一般體現在對條目的管理，只需要采集和錄入檔案的相關屬性信息，可采用屬性新建或批量新建兩種方式：
一、系統新建 包括屬性新建與批量新建兩種方式新建檔案條目：
l 屬性新建：進入屬性頁面，錄入文件屬性，提交后即可在系統中生成與所選屬性一致的文件條目。
l 批量新建：批量新建適用于要求錄入的文件屬性不多，且具有一定相似性的文件進行批量新建，如下圖所示，系統會彈出一個表格式的窗口供批量輸入文件條目（如下圖所示），避免逐條新建錄入所造成的重復工作，并且，點擊新建條目后，可對上一條輸入的條目進行一定程度的屬性繼承，提高錄入效率。
二、批量導入 即從Excel表格文件中，導入文件條目：
系統會智能化獲取Excel表格文件中的所有檔案條目屬性信息，這種方式適用于對以往利用Excel表格進行檔案管理的單位進行檔案條目的導入。或者，業務部門進行檔案資料移交的時候，可能會用Excel制作對應的檔案移交清單，檔案管理人員即可直接使用該移交清單導入檔案條目，避免重復錄入。
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