航天檔案管理軟件平臺解決方案——眾多航天企業的選擇

2023/3/10 0:00:00       來源:        作者:小通       瀏覽量:  962

       一提到航天行業,是不是覺得很高科技,技術很先進,設計的工作內容也是很保密的,其實正如大家心中所想,確實,航天檔案是航天工作正常運營中不可缺失的重要組成部分,航天檔案包含了眾多主要信息,比如技術內容、人才檔案、財務檔案、行政檔案、設備檔案等,形式多樣,比如圖片、文字、錄音、視頻等。經過了解這樣檔案的重要性不用質疑,但是想長期保存、再高效開發確實是很多航天企業機構面臨的問題,那么該怎么有什么航天檔案管理解決方案嗎?下面就來給大家介紹一下航天檔案管理軟件平臺解決方案,目前眾多航天企業都在選擇一套檔案管理方案。

 

首先需要了解航天檔案管理遇到的問題:

       1、管理員不專業以及單位內部人員無檔案管理意識,無專業培訓。

       2、檔案文件多,分散,無法集中統一收集,管理難。

       3、檔案種類多,形式多,涉及的部門多,無法清晰分類。

       4、航天檔案信息保密工作,存在風險高

       5、檔案再開發與利用效率低,查找難。

       6、海量文檔資料,無法精準統計數據。

 

會博通航天檔案管理軟件平臺解決方案:

       會博通航天檔案管理系統符合國家法規與標準規范,提供文件、文檔、檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期管理功能,滿足各行業需要,集中管理實體與電子檔案。適合各種形式的檔案管理,比如圖片、各種txtdocx、PTFTTP、文字、錄音、視頻等等。

一、有序化管理

1、 自定義項目檔案分類與立卷

    針對企業,機構會涉及眾多部門,不同的部門的檔案資料也不同,因此按需要不同分類進行管理。會博通航天檔案管理軟件可以根據部門性質,檔案性質分門別類管理,系統中自定義檔案的門類,并且根據實際情況再對應的分類情況下進檔案立卷。

 

2、誰錄入誰負責

   在檔案管理中,為了清晰知道誰保管這份檔案,避免發生爭執的事件。會博通航天檔案管理軟件可以按組織內部的管理需要及習慣,根據誰生產,誰歸檔原則,授予相關人員錄入權限。

 

3、 自定義檔案的屬性

    有的檔案信息屬性都同,可能有些檔案資料屬于設計單位的,其屬性可能是誰是設計者、誰是審核者、用途是怎樣等,可能有些檔案資料屬于施工單位的,其屬性可能是誰是項目負責人、誰是實施者等,這個時候,就需要不同的屬性信息來區分和管理它們。會博通就符合這樣的需要,平臺支持自定義屬性的功能,管理人員想要什么樣的屬性,都可以自定義。

 

二、規范化應用

1、權限管理

    有些天航檔案關系到保密性,并不是誰都可以看的,但又不得不交給相關人員查閱并執行事項,但在平常的管理中,卻很難控制這樣的事情的發生。

    會博通航天檔案管理系統就可以針對某單位、某部門、級層、分類、某人、某個文件進行限權管理,比如每一個分類都可以單獨設置權限,例如那些檔案是機密,這些檔案進行訪問權限的設置以及操作。這樣一來就可以對檔案進行閱讀條目與閱讀權限的區分。

 

2、提供搜索平臺

    一個龐大的工程,它所涉及的項目檔案的數目也是海量,當項目進行到后半段的時候,管理人員想要找尋之前的項目檔案,可能需要好幾個管理人員一起,費時費力的才能在海量的檔案中找到。會博通提供權限下全方位的搜索平臺,例如支持關鍵詞檢索、全文檢索、二次搜索等。

 

3、 線上、線下相互獨立與結合的借還體系

    整個在還項目沒有進行驗收之前,幾乎所有的檔案資料都是航天項目進展的質量有力依據,但在管理過程中,往往會出現被借用后,檔案不見的情況出現。

    會博通航天檔案管理系統提供標準化記錄功能,當用戶想要使用某個項目檔案的時候,可以在平臺上發起借用流程,流程同意結束后,員工可以在線上或線下取用,這時候系統的后臺,就會記錄著這次借用的所有信息,例如:借用人、歸還的時間、用途等,等到歸還時間,員工沒有歸還的時候,平臺會出現紅色警告信息,并且平臺也會通過短信、流程代替管理人員智能提醒借閱人。

 

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