科技檔案管理系統——科技檔案信息化建設解決方案

    科技檔案主要記錄了科學活動的開展情況，因而有效的管理科技檔案不僅有助于后期參考，同時也有助于記錄科技的發展情況。對社會中每一個部門而言，科技檔案管理工作都是十分有必要的。在科技迅速發展的背景下，科技檔案越來越多，科技檔案管理系統進行數據保護、更新、備份、還原時，出現了一系列問題，這不僅影響了科技檔案管理的效率，同時也影響了科技檔案的全面性與真實性。基于此，本文重點針對科技檔案管理系統實現檔案信息化建設解決方案

一、前言

    隨著計算機的廣泛普及，當前各單位積極使用計算機進行業務設計，在一定程度上也使用計算機開展科學活動。隨著我國現代化建設進程的逐漸推進，社會中科技建設項目越來越多，造成科技檔案數量越來越多、種類越來越繁雜，傳統使用的手工檔案管理手段無法滿足社會需求，因而建立了管理系統，借助自動化、數字化、網絡化的檔案系統進行科技檔案管理。本文結合當前該管理系統的應用現狀，詳細分析了該管理系統運行問題的解決方法，這有助于社會發展。

二、科技檔案管理方式的發展歷程 

科技檔案管理方式主要經歷了三個發展歷程：

一、手工管理方式。

    這種方式是當前使用時間最長的一種科技檔案管理方式，但是該種方式具有管理效率低、管理消耗成本大、不易檢索與維護的缺點，它主要是通過借助科技檔案管理人員的力量，在了解每一項檔案的實際內容后，將檔案進行分類，同時對檔案的主題進行記錄，并將檔案進行有效的管理。[2]由于手工方式管理的檔案為紙質版檔案，不便于保存以及備份，特別是當檔案出現丟失情況時，紙質版檔案無法有效找回，因而管理效率相對較低。

二、分步自助式計算機檔案管理方式。

    為了有效地彌補以上兩種方式的不足，在科學技術水平不斷提高的基礎上，人們提出了分步自助式計算機檔案管理方式，使用該種方式可以借助專門的檔案管理軟件，實現對科技檔案的集中管理。它不僅擁有共享性強、安全性高的特點，同時還能夠節省檔案的管理時間，提高科技檔案的管理效率。

三、計算機中心管理。

    該種方式有效地結合計算機管理方式與手工管理方式，通常相關部門會將科技檔案管理工作分配給專人，使其運用計算機進行檔案的單機管理，因此該種管理方式也被稱為信息孤島式管理方式。雖然該種管理方式與手工管理方式相比，具有檢索方便的優勢，但是同時也具有安全性低、共享性差、管理效率低的缺點。

三、科技檔案概述

    科技檔案是科學技術檔案的簡稱，它主要是指在基本建設自然科學研究以及生產技術等活動中形成的證書、圖表、圖紙、聲像資料、文字材料以及計算材料等。這些資料不僅是我國進行相關科學活動的有效記載，同時也是眾多科學技術人員智慧的結晶以及勞動的成果，是我國開展有效經濟建設的主要依據。任何一項技術的發展都離不開對原有科技活動的分析，只有全面地記錄科技檔案、有效地管理科技檔案，才能使其為我國經濟建設以及科技水平的發展提供有力支持。從當前社會的發展情況來看，各科學技術研究部門工作量越來越大，且當前研究手段越來越多，研究結果所能夠呈現出的形式也實現了多樣化。基于此，要想更有效地保存和管理有價值的科技檔案，相關單位就需要加強對科技檔案管理工作的重視，建立完善的科技檔案管理系統。

四、科技檔案管理系統運行問題的解決方案

（一）明確并滿足社會對科技檔案管理系統的需求

   雖然當前在使用專業性強的科技檔案管理軟件后，與以往相比，管理效率得到了有效提高，檔案安全性也得到了提高。但是在各科技部門工作量逐漸增加、科技活動越來越多的基礎上，科技檔案管理系統無法有力支持檔案管理工作，因而需要加以改善。筆者在分析當前使用的科技檔案管理系統后，建議要想使其能夠得到更有效的利用，首先就要明確社會對科技檔案管理系統的需求，并在此基礎上找出滿足社會需求的方法。

現階段社會對檔案管理系統的需求主要包括以下幾方面：

   一、需要嚴格按照國家檔案管理條例及相關規定進行分類，并對檔案中所包含的數據進行有效的分析；

   二、明確劃分檔案每一個級別的名稱，提高后期檢索的效率；

   三、在檔案錄入數據庫完成歸檔前，科技檔案管理系統需要明確該檔案是否全面，保證科技檔案的全面性，促使后期能夠得到有效的利用；

   四、完善數據統計功能，使檔案文件數目、檔案數據量大小以及檔案使用頻率可以得到體現；

   五、科技檔案數據需要提交給相關的技術質量處理部門，在其進行審核編排以后，才能將檔案資料傳至科技檔案數據庫，以完成檔案數據的輸入工作；

   六、適合的科技檔案交互界面，使其能夠滿足相關人員的使用需求。

（二）優化科技檔案管理系統模塊以及功能設計

   在分析當前所使用的科技檔案管理系統后，筆者建議需要優化科技檔案管理系統中以下幾個模塊：

   一、基本模塊，該模塊主要負責檔案瀏覽以及系統設置工作，在優化該模塊時，需要全面分析當前其存在的程序化不足問題，從而明確檔案管理人員以及用戶在使用過程中擁有的權限，促使其可以為科技檔案管理人員提供有力的管理支持，同時也為科技檔案使用者提供有效的檢測環境；

   二、科技檔案歸檔模塊，只有將檔案進行有效的歸檔才能保證后期的使用效率，因此系統完善人員需要使用戶能夠在自身檔案提交客戶端上完成數據歸檔工作，促使科技檔案歸類更加準確；

   三、借閱模塊，保存檔案的主要目的不僅是記錄當時的科技活動，更是為后期工作提供有力的資料支持，因此需要完善當前借閱管理模塊，使用戶可以借助該系統完成檔案借閱以及歸還操作，同時也使檔案管理人員借助該模塊可以查看到借閱信息。在完善以上模塊后，科技檔案管理系統優化人員還需要結合每一個模塊的功能做好其功能設計工作，促使該系統能夠發揮出更大的作用。

   四、數據統計模塊，該模塊主要是檔案管理部門使用，通過這個模塊可以更加了解各檔案的使用情況，從而做好科技檔案的統計工作；

（三）做好科技檔案管理系統數據庫的設計與維護工作

   通過上文的分析，我們能夠了解到當前所使用科技檔案管理系統時，其存在的最嚴重問題為科技檔案管理系統數據庫不夠完善，現階段科技檔案數量越來越多，相關技術人員在完善系統時需要強化對數據庫的設計，一方面需要擴大當前所擁有的數據庫，另一方面需要做好數據庫的維護工作。在完成數據庫設計與維護后，信息系統需要擁有更強的數據分析能力，促使數據庫能夠更有效地包含相關單位所提供的科技檔案信息。除此以外，由于當前科技檔案所存在的形式相對較多，因此為了保證科技檔案管理系統能夠更有效地打開所有形式的檔案，并對其進行分析與數據處理，這就要求科技檔案管理人員以及用戶需要擁有瀏覽其他格式文件的軟件。

   建立完善的科技檔案管理系統數據庫，有助于檔案管理系統更有效地運行，其能夠為使用人員提供更有效地保管與查詢服務。只有高效地做好檔案管理統計工作，才能為科學技術的發展作出貢獻。

   在這里建議大家可以使用一下會博通科技檔案管理系統，這是一個比較完善的科技檔案管理系統，目前已經有眾多科技企業、科技部門、科技機構、科技組織已經再使用，如果您再猶豫中，不如先咨詢看看系統演示，看看是否符合自己的需求，如滿足自己的需求在考慮需不需要。

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