數字檔案室信息系統建設應具備哪些基本功能？

會博通綜合知識管理系統資深產品經理指出：數字檔案室應用系統建設應基于開放檔案信息系統參考模型設計功能架構，應能集成管理各門類數字檔案資源，具備收集、元數據捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲、數字簽名、檢索、利用、鑒定、統計、處置、格式轉換、命名、移交、審計、備份、災難恢復、用戶管理、權限管理等基本功能，為電子檔案的真實、完整、可用和安全提供首要保障，并達到靈活擴展、簡單易用的基本要求。其具體功能需求可參見《電子文件管理系統通用功能要求》。

1、檔案門類管理

數字檔案室應用系統應以國家或地方制定的標準、規范為基礎，具有管理文書、聲像（照片、錄音、錄像）、科技、專業等各門類電子檔案和輔助管理實體檔案資料的功能，且具備靈活的可擴展功能，包括檔案資料門類的擴展管理、分類方案的擴展管理、適當的元數據方案擴展管理、電子檔案移交包制作的擴展管理等。

1.1 電子檔案門類的擴展管理

應能依據已經實施的元數據方案擴展管理新增電子檔案門類，且具備新增門類歸檔電子文件及其元數據的捕獲、登記以及電子檔案的分類、編目、著錄、存儲、數字簽名、檢索、利用、鑒定、處置、統計、移交、審計、用戶管理等一系列功能。

1.2 實體檔案門類的擴展管理

應能擴展管理新增的實體檔案門類，且具備新增實體檔案門類的分類、編目、著錄、檢索、利用、鑒定、處置、統計、移交、審計、用戶管理等一系列功能。

1.3 分類方案的擴展管理

應能靈活配置各門類檔案資料分類方案，支持對檔案門類、年度、機構或問題、保管期限等著錄項值域的擴展定義，尤其是多級機構或問題分類方案的擴展配置。

1.4 元數據方案的擴展管理

應能適度擴展設置電子檔案管理所需的元數據元素；應能根據同級國家綜合檔案館的要求，配置生成基于可擴展標記語言（XML）格式的電子檔案及其元數據移交數據包。

2、檔案接收采集功能   

數字檔案室應用系統應能以在線或離線方式自動或半自動接收、采集形成于不同環境的，經過系統整理的各門類電子文件及其元數據，登記歸檔電子文件，并通過計算機文件名元數據等關鍵指針建立二者間的關聯。

2.1 文書類電子文件的接收采集

應能自動接收并登記形成于辦公自動化等業務系統的文書類電子文件及其相對應的元數據，采集形成于機關各職能部門的非公文類電子文件，分類、有序地存儲電子文件及其組件，保證關于同一事由的往來文件及其組件完整并相互關聯。

2.2 聲像類電子文件的采集

應支持電子文件形成部門或檔案部門上傳或掛接照片、錄音、錄像等聲像類電子文件，自動提取形成時間和背景、結構元數據，建立電子文件與元數據之間的關聯。

2.3 科技和專業類電子文件的接收采集

各種科技、專業類電子文件的接收采集功能可參照4.2.1執行。有其他專門規定的，從其規定。

3、檔案分類編目

數字檔案室應用系統應支持電子文件的分類、編目、命名和存儲，完成電子文件的歸檔保存，輔助完成紙質等傳統載體歸檔文件的分類、編目工作。

3.1 分類組織

應能以自動或半自動化方式為各門類電子文件或傳統載體歸檔文件的年度、機構或問題、項目代號、案卷號、件號、保管期限等分類項賦值，調整其排列順序，從而完成電子文件或輔助完成傳統載體歸檔文件的分類組織，維護關于同一事由的往來文件、組件的完整性和相互間的有機關聯。

3.2 歸檔存儲

應能統籌電子文件和傳統載體歸檔文件，根據分類結果自動賦予檔號，完成歸檔過程。應能依據檔號各構成項自動、逐級建立并命名文件夾，分類存儲電子檔案，并采用檔號自動為電子檔案命名；應使用第三方權威機構提供的技術手段，在適當時間生成電子檔案原文的固化信息，提供驗證途徑。傳統載體檔案數字副本的上傳、掛接和存儲功能需求可參照執行。

3.3 編目著錄

應以檔號為基礎，支持各門類電子檔案題名、責任者、文件編號、時間、保管期限等元數據的著錄，自動編制電子檔案案卷級、文件級電子目錄。應能根據電子檔案著錄的不同要求，提供必要的著錄窗口，為著錄者提供下拉菜單、攜帶錄入以及日歷、時間軸等自動化著錄工具，提升著錄方式的自動化程度；應能自動核驗著錄信息的完整性、規范性和有效性，并提示修改、校正，應支持在權限許可范圍內的元數據或目錄數據的增加、修改、刪除等。

4、檢索利用

數字檔案室應用系統應以權限管理為基礎，支持多途徑、多角度且易用的檢索和利用方式，應能滿足用戶各類查檔需求。

4.1 檔案檢索

應能提供多種類型的檢索方式，包括：不設定檢索字段的簡單檢索，選定多項檢索字段及其邏輯關系的高級檢索，模糊檢索和精確檢索，跨檔案門類檢索，全文檢索等。應支持用戶根據需要設定任意檢索條件查找其權限許可范圍內的數字檔案資源，并能在檢索結果中作更精確查找。

4.2 檔案利用

應支持用戶在權限許可范圍內在線查看、打印目錄數據或原文，如有必要，應能限制用戶對電子檔案或傳統載體數字副本組件或具體頁面的可閱讀范圍；應能對數字檔案資源的下載進行審批、添加數字水印和授權閱讀時間等，應支持實體檔案借閱的申請、審批、登記、歸還等。

4.3 檔案編研

應支持用戶開展檔案編研工作，授權用戶能建立編研計劃、分配工作任務、建立編研素材庫、復制粘貼數字檔案內容信息、審核編研文稿、發布或下載編研成果等。

5 鑒定統計

數字檔案室應用系統應具備各門類檔案資料的鑒定處置功能，應具備對各種檔案資料以及相關業務情況的統計管理功能。

5.1 鑒定處置

應支持各種類型的檔案鑒定任務，包括檔案密級或保管期限變更，檔案續存、銷毀、移交等，應支持檔案管理人員依據書面鑒定報告，通過直接修改密級、保管期限等著錄字段，執行銷毀、移交功能，完成檔案鑒定處置任務；或根據實際需求，具備鑒定處置工作流功能，應能支持鑒定審批流程的配置、實施，包括發起鑒定任務、實施鑒定、審批鑒定意見、觸發處置功能等；應留存銷毀記錄，包括銷毀授權、銷毀內容、銷毀執行人、銷毀時間等；應能生成符合《電子檔案移交與接收辦法》及同級國家綜合檔案館要求的電子檔案移交數據包。

5.2 統計報告

應支持實體檔案、數字檔案資源室藏量的統計，應能靈活設定統計條件，包括：檔案門類、保管期限、格式、大小、時間長度、類、卷、件、存儲載體等；應支持檔案利用情況統計，包括：利用檔案的職能部門及人次、利用實體檔案和數字檔案門類及數量、數字檔案下載瀏覽量等；應能按照統計年報要求，通過統計報表、柱圖、餅圖或曲線等各類方式顯示、打印統計報告。

6 系統管理

數字檔案室應用系統應具備審計跟蹤、用戶與權限管理、數據維護、參數設置等基本系統管理功能。

6.1 審計跟蹤

應具備日志功能，用于記錄、審計各類管理、操作行為。應能記錄管理員、各類用戶的行為信息，包括登錄數字檔案室應用系統、實施檔案門類管理、編輯元數據或目錄數據、處置電子檔案等各種操作行為；應能記錄非授權用戶試圖登錄或操作的行為；應能記錄登錄或操作失敗的有關信息；應具備日志檢索、輸出、導出等管理功能。

6.2 用戶與權限管理

應能配置三員管理用戶組，支持靈活的用戶組、用戶注冊、賦權、編輯、刪除、遷移等操作；應具備完善的功能權限與數據權限，能夠靈活賦權或關閉權限，并具有可擴展性；應支持用戶口令管理，包括口令強度、找回口令、口令重置、關閉口令等功能。

6.3 數據維護

應具備基本的數據維護功能，應支持多種通用格式的元數據或目錄數據的導入、導出，數據庫管理系統數據文件的自動備份與恢復，以及數字檔案資源的刪除與回收等。

6.4 參數設置

應支持全宗信息配置與編輯，可為各門類數字檔案資源配置檔號構成規則，通過數據字典管理功能在允許范圍內配置元數據值域，應支持電子檔案原文存儲路徑的配置，以及各種報表格式的編輯、修改等。

7、技術文檔管理

根據數字檔案室應用系統建設方式的不同，應收集保存必要的應用軟件文檔，為系統的穩定運行、維護等提供保障。采用開發方式建設的應用軟件，應收集保存功能規格設計說明書、詳細設計書、數據庫設計書、技術報告、用戶手冊等文檔，文檔編制應符合《計算機軟件文檔編制規范》（GB/T 8567-2006）的相關要求。采購商品化的應用軟件時，至少應收集保存數據庫設計文檔、用戶手冊等。

8、測評鑒定

以開發方式建設數字檔案室應用系統的，推薦進行應用軟件的測評。可選擇第三方權威檢測機構根據招投標文件及相關標準對應用軟件進行功能性檢測并出具檢測報告，在測評合格的基礎上，組織數字檔案室應用系統建設方、承建方、監理方、同級檔案行政管理部門進行項目的鑒定驗收。

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