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“統計功能原來這么好用！”會博通檔案統計使用攻略來了
每到年末年初，就是做總結、做規劃的高峰期。一份優秀的總結，一份具有前瞻性的規劃，都少不了事實數據的支撐。那么，在檔案管理工作中，如何利用好數據做出一份“漂亮的”總結或規劃？
接下來，小博就和大家分享幾個會博通系統內進行檔案統計的妙招，保準用得上！
1、檔案管理統計
統計功能，是內嵌在會博通系統檔案管理模塊中的一項子功能。系統提供了包括綜合統計、檔案工作匯總表、數字檔案統計表等十多項統計項目，覆蓋了檔案管理工作中涉及的各類統計場景。
并且，統計表類均能導出Excel，并支持打印預覽，輕松導出就能對統計信息再利用，為檔案管理人員把控進度、總結工作提供有力數據支撐。
接下來，小博以下面幾個統計項為例為大家介紹一下。
● 綜合統計
在年度統計或整體盤點時，常需要整理這些數據：目前庫存檔案多少卷，其中實體與數字檔案多少卷？各分類下實體與數字檔案多少卷？按年統計、按保管期限統計、按密級統計分別多少卷……
這些檔案綜合數據，在“綜合統計”項內皆可一目了然。項目內數據以柱狀圖、餅狀圖展示，數據可視化，展現更直觀。
● 檔案工作匯總表
通過檔案工作匯總表，篩選統計范圍后，即可迅速梳理出各全宗、各分類、各檔案類型內的實體檔案、數字檔案、新增檔案、到期檔案與銷毀檔案的數量。
統計單位精確至卷數、件數、頁數，并包括厚度（實體檔案）與容量（數字檔案）。在階段性整理，如月度總結、項目總結時，應用好這個表，能幫助管理人員精準把控檔案工作進度。
● 檔案整理個人工作量統計表
檔案整理工作量如何量化？應用該表，可對各檔案人員的整理工作精確至卷數、件數、頁數統計。非常適合檔案部門管理人員梳理成員工作量，或多人協作檔案整理時的工作量統計等。
統計既可按創建人和創建日期，也可按歸檔人和歸檔日期進行，篩選完成后，即可輕松統計出不同成員分別創建/歸檔了多少頁、多少件、多少卷檔案，量化成員工作量。
2、檔案借還統計
在會博通系統的借還模塊內，針對文檔借閱利用的各類情況，亦內嵌了維度豐富的統計功能。統計項目主要包括三大類：登記類、統計類、排序類，即從信息登記、數據統計、排序這三大維度進行統計展示。
接下來，小博以文檔資料借閱情況在三個維度內的統計表為例，為大家展示說明。
● 登記類-文檔資料借閱登記表
通過該登記表，可快速而全面地了解各層級分類、各類型文檔資料（原件、電子件或打印/復印件）的借閱情況。登記表詳細記錄了借閱時間、借閱人、借閱人部門、批準人、利用方式、用途等信息，細致詳盡，文檔去向一目了然。
篩選還支持按文檔歸還狀態查詢，管理人員統計逾期未歸還文檔，可及時提醒催還。
● 統計類-文檔資料借閱情況統計表
針對文檔資料的整體借閱情況進行統計，通過篩選，可快速了解各檔案分類下的文檔資料總數、可供借閱的文檔資料數、借閱總數、借閱人次、歸還情況等信息。
還可導出表格，按需形成圖表展示，如用餅狀圖展示已歸還、未歸還文檔資料數在可借閱文檔資料數內的占比情況等。
● 排序類-文檔資料借閱次數排序
如需了解被借閱次數最多的文檔資料是哪些，借閱次數是多少……該表會由高到低一一排列，熱門名單清晰明了。通過排序信息，檔案人員可了解成員對文檔資料的高頻需求。
事實上，登記類、統計類、排序類三個維度各有側重、互相補充，可以輔助檔案管理人員快速整理、輸出相關數據，以進一步梳理工作進度與規劃。
3、檔案資料統計
針對企事業單位的上報需求，小博尤其要推薦這個實用度滿分的檔案資料統計表。篩選統計范圍等條件后，系統即輸出一個綜合統計表及所覆蓋檔案類型的各細分統計表；導出Excel，即可按需應用于報送材料中。
適用如下級單位需上報給上級單位、企事業單位需上報檔案主管部門等工作場景，幫助檔案人員高效完成檔案資料統計工作。
寫在最后
會博通文件檔案知識一體化管理系統，提供了實用而細致的統計功能，這是根據檔案管理工作的各類實際應用場景打磨而成，覆蓋應用場景廣，統計項目全面，是幫助檔案管理人員梳理工作、總結規劃的利器。
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